Usando o PERT / CPM para alguma coisa realmente útil

Embora boa parte das empresas se preocupem mais em “Reduzir os prazos”, a grande pergunta que deveriam fazer é: Como cumprir os prazos acordados? De nada adianta compor um cronograma se não conseguir cumprí-lo. Não ter confiança nos prazos pode impactar na capacidade de atendimento a novos projetos e isso tem consequências graves, como: contratações desnecessárias, aumento do custo operacional, constante repriorização de projetos, insatisfação do cliente etc. Saber planejar é fundamental para a saúde de qualquer negócio e há muitos fatores a considerar além das estimativas de prazo, como riscos, custos de oportunidade, retorno de investimentos etc.

Por hoje, gostaria de repassar a vocês uma aplicação do método PERT/CPM que irá permitir a avaliação da Confiabilidade* das Estimativas de um projeto e por tabela, o cálculo de seu prazo final “mais provável”.

Esta técnica pode ser aplicada tanto a uma atividade, pacote de trabalho e entrega quanto projeto inteiro, mas também poderia dizer, por exemplo,  o tempo que você vai levar para chegar ao trabalho. As fórmulas usadas são aplicáveis a processos que sigam a distribuição gaussiana.

Antes de se assustar com termos estatísticos e matemática simples, leia o exemplo abaixo, garanto que é bem simples de entender.

Técnicas utilizadas:

Passo-a-passo:

1. Coletar a estimativa de três pontos (PERT) para as atividades do caminho crítico
2. Calcular o prazo total do projeto
3. Calcular o desvio padrão
4. Adicionar +-  sigmas, conforme a “regra dos 3 sigma”
5. Informar o prazo.

CENÁRIO EXEMPLO DE APLICAÇÃO

Objetivo: Calcular um prazo que tenha 95% de chances de ser cumprido.

1. Coletar estimativas

Quando se usa PERT, coletam-se ao menos 3 estimativas. Uma otimista, mais provável e uma pessimista. Estas estimativas poderiam ser coletadas por “opinião de especialistas” ou por dados históricos (projetos anteriores).

2. Calcular o “prazo PERT”. Para isso, faça o cálculo de PERT e some as durações

Faça o cálculo de PERT = (O + 4M + P) /6. Sendo O=Otimista, M=Mais provável e P=Pessimista.

3. Calcular o desvio padrão

Calcule a variância de cada atividade (através da fórmula), some as variâncias e depois calcule a raiz quadrada, achando o desvio padrão.

 

Entenda que a soma dos valores PERT representam o “prazo PERT” do projeto, nesse caso 8,6 dias.

4. Inserir os sigmas e calcular o prazo

Desvio padrão e Sigma são a mesma coisa. Na “regra dos 3 sigma”, considera-se que:

• 68.2% da população estará entre ±1 sigma;
• 95.4% (Somando-se 13.6% + 34.1% + 34.1% + 13.6%) estará em ±2 sigma e
• 99.7% (Somando-se 2.1% + 13.6% + 34.1% + 34.1% + 13.6% + 2.1%) estará em ±3 sigma.

Desse modo, sabendo que o prazo PERT é de 8,6 dias, basta adicionar  1 sigma (±0,74) para ter uma confiabilidade de 68.2%. O prazo do projeto nesse caso ficaria entre 7,86 e 9,34 dias.

5. Informar a faixa de prazo

Para alcançar uma confiabilidade de 95%, é preciso calcular 2 sigma. Se 1 sigma é  ±0,74, então 2 sigmas são ±1,48.

Aplicando ao projeto:  8,6 dias ±2,16, gerando um prazo entre 7,12 e 10,08 dias com 95% de confiabilidade. Eureka!

Agradecimento especial ao professor Robson Camargo pelo exercício e dicas de uso do PERT/CPM.

* (b) Confiabilidade é um conceito muito menos intuitivo, mas extremamente importante. Relaciona-se à “representatividade” do resultado encontrado em uma amostra específica de toda a população. Em outras palavras, diz quão provável será encontrar uma relação similar se o experimento fosse feito com outras amostras retiradas da mesma população, lembrando que o maior interesse está na população. O interesse na amostra reside na informação que ela pode prover sobre a população. Se o estudo atender certos critérios específicos (que serão mencionados posteriormente) então a confiabilidade de uma relação observada entre variáveis na amostra pode ser estimada quantitativamente e representada usando uma medida padrão (chamada tecnicamente de nível-p ou nível de significância estatística). (Fonte: http://www.inf.ufsc.br/~marcelo/intro.html).