Este post faz parte da Série – Como fazer um Cronograma.
Agora que você já sabe tudo sobre a utilidade da EAP, podemos partir para o MS-Project. Este primeiro exercício é bem simples e tem o objetivo de mostrar os passos para construção do cronograma. Vamos começar!
Passo 1 – Inserir a EAP
O MS-Project tem uma interface que lembra o Excel e trata, inicialmente, qualquer entrada como uma atividade. Deve-se inserir primeiro o nome do Projeto e abaixo as partes da EAP.
EAP do projeto (por fases)
Para aninhar as “Fases’ dentro do “Projeto”, utilize a tecla <TAB>.
Passo 2 – Inserir as Atividades
Para inserir as atividades prossiga da mesma forma. Clique na tecla <Insert> e vá adicionando as atividades conforme o exemplo abaixo:
Atividades do Projeto
Recomendação: Neste primeiro momento, não convém pensar em Duração ou em Recursos, a prática mostra que é mais proveitoso listar as atividades do projeto inteiro antes de planejar de fato suas durações e quem irá executá-las.
Passo 3 – Sequenciar as atividades
Para isso use o campo “Predecessora”. Mas antes de tudo, o que é uma “Predecessora”?
Para calcular o prazo de um projeto é preciso concatenar as atividades umas nas outras. Predecessora é a atividade anterior, àquela a qual a atividade se conecta para gerar a sequência de passos.
Ex: Na sequência de atividades x, y e z. A predecessora de y é x, de z é y.
Agora vamos inserir as Predecessoras deste projeto (Se o campo “Predecessoras” não estiver disponível, clique com o botão direito sobre a barra de título e escolha “Inserir Campo”)
Vá até o campo “Predecessoras”e insira os números correspondentes ao índice da atividade (número que fica na primeira coluna – a “cinza”).
Cada atividade pode ter várias predecessoras, basta inserir os números separados por vírgula.
Recomendação: Lembrando que o cronograma é composto de fases e atividades, a prática mostra que inserir a ordem de predecessão na atividade dá maior controle sobre a sequência. Pois a duração da fase é a soma das durações de duas atividades.
Existem mais detalhes para lidar com Predecessoras, que comentarei em posts futuros.
Passo 4 – Definir recursos
Neste passo você irá alocar o recursos nas suas atividades correspondentes. No exemplo abaixo foram definidos dois colaboradores: João e Pedro.
Existem duas formas para atribuir um recurso à uma atividade. A primeira é inserindo diretamente no campo “Nomes dos Recursos”.
A segunda, mais segura, é acessando a “Planilha de Recursos”, através do menu “Exibir > Planilha de Recursos”. E em seguida, usando o list box para selecionar os nomes, conforme a figura abaixo:
Isto evita que você duplique um recurso, por exemplo, chamando um de João outro de Joao, J. da Silva e assim por diante.
Passo 5 – Definir data de Inicio do Projeto
Vá até a opção do menu “Projeto > Informações do Projeto” e insira a data inicial do projeto, no exemplo foi utilizada a data de 1 de agosto de 2011.
A data inicial será importante para Definição do Calendário, para calcular os dias não-úteis dentro período real do projeto.
Passo 6 – Definir Calendário
O calendário é essencial para que se chegue a um cronograma realista. Nele você vai inserir:
- Feriados e pontes
- Férias e Folgas programadas
- Períodos de trabalho diferenciados
Os “Períodos de trabalho diferenciados” são usados quando o recurso humano não trabalha o período padrão, que é de 8 horas diárias de segunda a sexta. Às vezes um recurso pode trabalhar apenas 4 horas, ou somente aos sábados. Todas as variações são aceitáveis.
No exemplo, os dois recursos trabalharão 8 horas diárias de segunda a sexta e o dia 3 de agosto de 2011 será feriado.
Para inserir um feriado, siga as ações:
- Primeiro vá até o menu Ferramentas > Alterar período útil
- Vá até a aba “Exceções”
- Insira todas as exceções conforme seu calendário.
Passo 7 – Inserir a Duração/Trabalho das Atividades
Agora vamos inserir a Duração/Trabalho das atividades. Na configuração-padrão, Duração é a quantidade de DIAS úteis que a atividade irá levar e Trabalho é a quantidade de horas.
Quando você insere a Duração, o MS-Project calcula o Trabalho em Horas (3 dias x 8hs diárias = 24 horas).
Se você fizer o contrário, colocando o Trabalho, ele calcula a Duração (40 horas / 8hs diárias = 5 dias).
Existem mais detalhes para lidar com Duração x Trabalho, que comentarei em posts futuros.
Passo 8 – Analisar Super-alocação
Analisar a Super-alocação significa observar se algum dos recursos humanos está programado para trabalhar mais do que sua capacidade (em horas). Embora seja uma prática comum em muitas empresas, em um planejamento isso não é recomendável, pois dá uma visão equivocada do prazo alcançável.
Existem duas visões que podem facilitar essa análise. A primeira é o “Gráfico de Recursos”, que você pode acessar pelo menu “Exibir > Gráfico de Recursos”. Nela você consegue visualizar rapidamente a super-alocação pelas barras, que ficam vermelhas, conforme o exemplo abaixo.
Outra visão é o “Uso dos Recursos”, que pode ser acessada através do menu “Exibir > Gráfico de Recursos”. Esta visão mostra dia a dia, quantas horas o recurso está trabalhando em cada atividade. (Particularmente acho bem mais fácil de manipular!)
Passo 9 – Identificar o caminho crítico
E finalmente, chegamos ao momento principal, que é a Identificação do Caminho Crítico.
Agora vamos a visualização do Caminho Crítico no MS-Project. Vá para a tela do gráfico de Gantt, usando o menu “Exibir > Gráfico de Gantt” e siga os passos abaixo:
Clique no “Assistente de Gráfico de Gantt”
Escolha a opção “Caminho Crítico” e em seguida “Concluir”
Clique em “Formatar”
Abaixo o Gráfico de Gantt com o Caminho Crítico pintado com a cor vermelha:
Gráfico de Gantt com o Caminho Crítico
Algumas perguntas comuns sobre caminho crítico:
- O que é Caminho crítico? É a sequencia de atividades com a maior duração.
- Pode haver mais de um? Pode!
- É um problema ter caminho crítico no projeto? Não, todo projeto tem pelo menos um.
- Quando resolvo o caminho crítico, o que acontece? Surge sempre outro caminho crítico.
- Para que serve? Serve para que você identifique as atividades que podem atrasar o projeto.
- Então existem atividades que podem atrasar? Sim, todas as atividades que não estão no caminho crítico possuem alguma “folga”, que significa que podem atrasar alguns dias.
- Eli, tem exemplos aí? Tenho vários, veja a página de exemplos.
Por enquanto é isso, espero ter ajudado quem nunca montou um cronograma a fazê-lo pela primeira vez,. Continue lendo a série de tutoriais sobre Cronogramas no blog elirodrigues.com e qualquer dúvida, mande um e-mail.
Leia mais na Parte 4 – Como estruturar um cronograma integrado.
cesar romero de souza bastos
setembro 22, 2011
COMO POSSO ADQUIRIR UM PROGRAMA DO MS.PROJECT, POIS TENHO DIFICULDADES EM ACOMPANHAR, GOSTARIA QUE ALGUEM TIVESSE UMA COPIA PUDESSE ME AJUDAR, POIS EU FAZENDO E REFAZENDO, VAI SER MAIS FÁCIL.MEU E-MAIL :romeroparaquedista@gmail.com, ou mesmo endereço de msn.agradesço muitissimo. pois isto é a minha vida.
EliRodrigues
setembro 22, 2011
Oi Romero, por que não experimenta o Open Project? Ele é gratuito! veja no link http://elirodrigues.com/2011/04/13/software-alternativo-para-o-ms-project/
nelson
janeiro 31, 2012
bacana, to estudando através de uma apostila , e esta publicação veio acrescentar mais coisas.
Também to precisando de um Ms project pronto, para comparar com o que to montando. Tem alguma sugestão???
Abraços
EliRodrigues
janeiro 31, 2012
Oi Nelson, tudo bem? Fico feliz em ajudar. Você pode baixar um exemplo de .mpp neste link abaixo: http://elirodrigues.com/2011/01/31/como-fazer-um-cronograma/
Tânia Parma
março 23, 2012
Eli, agradeço as dicas realmente muito úteis. Vou tentar baixar o programa free que você sugeriu acima e tentar montar um Cronograma para um projeto de um parque que envolve várias disciplinas. Abraços, Tânia
Eli Rodrigues
março 23, 2012
ok Tânia, qualquer ajuda, estou a disposição. Eli
Pedro Estevam
abril 2, 2012
Olá Eli Rodrigues,
Estou fazendo um projeto no Ms project, porém tenho muita dificuldade em entender a duração que o programa calcula. Por exemplo, criei o calendário padrão para o projeto como sendo 8h diárias e criei o calendário para os recursos(estagiários), que por lei não podem trabalhar oito horas diárias, somente 4 h/dia. Porém a duração não está sendo calculada corretamente, ou eu não estou entendendo como o programa esta calculando. Por exemplo:
Eu coloco a duração da tarefa para ser realizada em 1 dia para o recurso estagiário, com seu respectivo calendário atribuído, porém o project apresenta como 8 horas (trabalho), sendo que ele deveria apresentar o trabalho somente como 4h/dia.Todos os calendários estão atribuídos corretamente.
Se possível me ajude.
Att.
Eli Rodrigues
abril 3, 2012
Oi Pedro,
Tentou orientar o cálculo pela DURAÇÃO?
Eli
Pedro Estevam
abril 4, 2012
Um, como farei isso? Já fui em opções>calculo, mas não achei nada referente a isso.
Eli Rodrigues
abril 4, 2012
Fica nos atributos da atividade (propriedades)
Anônimo
abril 10, 2012
Prezados, estou querendo me aprofundar no ms – op, porem gostaria de obter a apostila
Eli Rodrigues
abril 10, 2012
Olá, sugiro que participe de um curso de MS-Project. Eventualmente ministro alguns na Clarify, veja as próximas turmas: http://www.clarify.com.br/curso-ms-project-2010.asp
Pedro Estevam
abril 12, 2012
Olá Eli, td bem?
Estou realizando um planejamento de execução de uma obra pelo ms project, porém não tenho noção como ter a duração de cada etapa, pois estou partindo do orçamento da obra. Tive a ideia de ir na composição fornecida pelo SINAPI, porém la me informa alguns coeficientes e os recursos utilizados. Se você tiver alguma noção como posso obter a média dessa duração para “jogar” no project, por favor me informe. obrigado pela atenção.
Eli Rodrigues
abril 12, 2012
Oi Pedro,
Não sou especialista em engenharia, mas sei que a duração das fases de uma obra depende de vários fatores, como: solo, material, condições climáticas, mão-de-obra, aportes financeiros etc. Verifique se a sua empresa possui uma média por “m2″ (estimativa paramétrica) ou quem sabe de um projeto similar (estimativa análoga).
Se nada disso for possível, tente coletar os dados de especialistas da área, preferencialmente por fases para dar maior granularidade e permitir que tome decisões.
Espero ter entendido a pergunta e dado uma sugestão útil. Se não servir, me avise, te encaminharei a um amigo meu especialista em planejamento de obras.
att
Eli
Pedro Estevam
abril 13, 2012
Pensei do mesmo modo que você, só que é muito complicado ter essa média de duração, mesmo porque a empresa onde trabalho esta implantando o ms project agora. Se possível mande o contato desse seu amigo, ficarei muito grato. Muito obrigado por ter paciência e sabedoria em me ajudar sempre que preciso. Obrigado mesmo. att.
Eli Rodrigues
abril 13, 2012
De nada Pedro, estou aqui pra isso mesmo. Vou perguntar se ele autoriza e em seguida te passo o contato por e-mail. Eli
Eli Rodrigues
abril 16, 2012
Pedro,
Tenho sim, vários. Vou colocar alguns exemplos no blog, mas só em maio. Te envio alguma coisa por e-mail. abs, Eli
Marcio Henrique
abril 23, 2012
Ola Bom Dia Eli, me Chamo Marcio, estou começando agora no ramo de GP, e estou estudando bastante, mas enfim, preciso de um ponto de partida, pra poder me aprofundar mais no assunto, final do ano bem provavelmente estarei tirando minha mcts, mas ateh la tem chao ainda. Bem queria saber de voce, assim, pra quem ta comecando agora, LIVROS para leitura, poderia me indicar algum livro para ler a respeito do assunto, estou lendo “Planejamento e Controle de Obras do Rosaldo Nocêra ” mais sinto que preciso de mais informacao.
Eli Rodrigues
abril 23, 2012
Bom dia Márcio,
Sugiro que leia os livros do http://www.ricardovargas.com.br, ele é o papa do ms-project no Brasil. abs
Marcio Henrique
abril 23, 2012
Tem algum outro? O Livro possui Enfase em Controle e Gerenciamento de Obras? ou qualquer 1 que escolha aprenderei muita coisa? digo, poder falar que sei oque estou fazendo e poder trabalhar c/ conforto segurança e credibilidade. Gostaria de um Livro de Cabiçeira de cama, pra qualquer tipo de consulta eventual, eu possa ter ele sempre perto e tirar qualquer duvida, por menor que seja, a respeito de gerenciamento.
Eli Rodrigues
abril 23, 2012
Especificamente de Obras não conheço nenhum. Você busca literatura relacionada ao MS-Project ou a Engenharia?
Marcio Henrique
abril 23, 2012
Mais Voltada ao Project – Quero Trabalhar c/ Gerenciamento e Controle de Projetos.
Marcio Henrique
abril 24, 2012
Eu Procuro, mais voltado a MS-Project, afinal, ele é a base de todos os planejamentos, enfim necessito de um “handbook” pra quando precisar tirar alguma duvida, ou me informar de algum detalhe passado batido, que eu olhe para o livro e que lá venha a ter.
Anônimo
abril 27, 2012
Alguem sabe como se pode imprimir um mapa com a distribuição mensal da mão de obra e equipamentos?
Eli Rodrigues
abril 27, 2012
Vá até a visão “Uso do Recurso” e ajuste o ZOOM para mensal. Depois é só clicar em IMPRIMIR.
Angela de Oliveira
maio 21, 2012
Oi Eli!
Fiz o curso da Clarify em 2009 e foi ótimo!
Agora preciso de uma ajudinha: Gostaria de saber como faço para deixar o campo da data de início ou término em branco…
Muito obrigada!
Angela
Eli Rodrigues
maio 21, 2012
Oi Angela, não faz pergunta difícil!!! rs
Ainda estou tentando terminar aquela apostila para publicar, mas atualmente to num projeto muito puxado.
Bem, o único jeito que sei de deixar a data em branco é colocando em ATUALIZAÇÃO MANUAL, já tentou?
Angela de Oliveira
maio 22, 2012
Bom dia Eli!
Posso imaginar a sua falta de tempo…
Sim, já tentei Atualização Manual, mas não rolou…
Acho que a única saída será alterar a cor da fonte para “branco”, pois alguns campos com a data em branco é uma exigência do empreendedor!
Muito obrigada!
Abs,
Angela
Aline Lacerda do Nascimento
maio 31, 2012
Bom dia Eli!
Estou com uma dúvida quanto a uma maneira de calcular a média de produção na atividade executada.
No meu projeto, tem uma coluna de produção da atividade e que gostaria de inserir a média de produção realizada naquela atividade. Tentei inserir uma fórmula (Número/Duração Real), a coluna número é equivalente a produção realizada, mas está dando erro na fórmula.
O que posso ter feito errado? Já fiz outras fórmulas, porém nunca deu erro e agora está dando.
Pode me orientar?
Obrigada.
Aline
Eli Rodrigues
maio 31, 2012
Oi Aline,
Me manda um trecho do cronograma por e-mail que te ajudo (contato@elirodrigues.com), fica muito dificil saber o erro sem ver o arquivo.
Eli
Katia Alves
maio 31, 2012
Bom dia, Eli.
Preciso prepar um cronograma de atividades desenvolvidas para fisioterâpeutas, contendo como por ex.: horário, tipos de ocorrências, local, tempo e etc, não tenho tempo hábil para confecção do mesmo, teria como vc me ajudar a localizar um que esteja pronto ou q se aproxime do meu objetivo.
Abs,
Katia Alves
Eli Rodrigues
maio 31, 2012
Bom dia,
Se bem entendi, você está procurando uma espécie de “cardápio de serviços” de fisioterapia, né? Infelizmente não tenho, trabalho apenas com cronogramas voltados a projetos.
rubetânia gomes
julho 9, 2012
Bom dia, sou marinheira de primeira viagem, estou na primeira etapa de estágia e não sei bem como montar um cronograma,quero mais detales a respito.emeil.jasminyrubetania@hotmail.com
Samyr Abdo
julho 18, 2012
Parabéns…Excelente artigo…
Sucesso Eli…
Obrigado por compartilhar conhecimento.
jaildes lima
agosto 12, 2012
MUITO BOM GOSTEI DAS ESPLICAÇÕES APRENDIR MUITO APESAR QUE NO MEU CASO E APENAS UMA SIMPLES TABELA DE CULTOS EM 3 IGREJAS MAS FOI BEM INFORMATIVO PRA MIM GOSTARIA DE MAS SUGESTÕES OK?.
Rodrigo Otoni
agosto 28, 2012
Eli,
A página de exercícios está apresentando mensagem de não encontrado. Pode verificar ?
rodrigootoni
agosto 28, 2012
Eli, está apresentando msg de error página não encontrado
http://elirodrigues.com/material/exercicios/
Eli Rodrigues
agosto 31, 2012
corrigido! obrigado
Jose
setembro 4, 2012
Como associar 2 recursos com trabalho ( duas pessoas) com duração de trabalho diferentes, em uma atividade do MS-Project 2010? Exemplo, 1 engenheiro Sr. trabalhando 2 horas e um engenheiro projetista trabalhando 4 horas, numa atividade ?
Eli Rodrigues
setembro 7, 2012
Use o percentual ao lado do nome do recurso. Ex: Jose[30%]. Isto indica que o Jose trabalhará 30% do seu tempo na tarefa.
Wellem de Sousa Marques
outubro 5, 2012
Eli Boa Noite.
Eu planejo na areá de grandes paradas de equipamentos que é envolvida na areá de manutenção…Quero que vc mi envie passo-a-passo de serviços civis pois quero me aprofundar tambem nesse ramo. Se vc tiver me envia p/ meu email. wellem08@hotmail.com
Eli Rodrigues
outubro 7, 2012
boa noite, agradeço o comentário. Não possuo esse passo-a-passo.
Eli
Márcia
dezembro 4, 2012
Caro Eli Rodrigues,muito obrigada pelas suas dicas,têm sido deveras úteis!
Entretanto estou a elaborar um projecto (na faculdade), em que temos que utilizar o Microsoft Project e estou com algumas dúvidas,será que pode entrar em contacto comigo ? A sua ajuda seria uma mais-valia para a realização do trabalho. Cumprimentos Márcia
Saulo Maciel
janeiro 19, 2013
Excelente série de posts! Parabéns pelo belo trabalho, Eli!
Abs,
Saulo Maciel
Josilene
janeiro 21, 2013
O Ms Project ou o open-project sempre trabalha com dias úteis? E se eu quiser usar a informação em dias corridos é possível?
Eli Rodrigues
janeiro 21, 2013
Procure a opção “Alterar Período de Trabalho”, lá você poderá configurar o calendário da forma que desejar, até com trabalho 24hs se quiser.
José Neves
março 18, 2013
Boa noite,
Num estudo que estou a elaborar, deparei-me com a necessidade de ter o conhecimento das durações dos vários “caminhos” (encadeamento de tarefas) além do caminho critico. Isto é, um planeamento é constituido por várias ligações, sendo que a que estipula a duração do projeto é a soma das durações do caminho(s) critico(s). Ora, o que gostava de saber é se existe algum relatório no MSProject que me forneça as durações parciais do conjunto de encadeamentos de tarefas.
Obrigado.
José Neves
Anônimo
março 26, 2013
Olá Eli, boa tarde! Gostaria de uma ajuda com o Project.
Por ex., tenho uma atividade X com duração de 4 dias. Porém, a empresa não trabalha nos finais de semana, sendo assim, se a atividade começar na quinta, terminará apenas na terça da outra semana.
Dessa forma, a atividade foi feita utilizando 4 dias, mas, em dias corridos, a atividade se concretizou em 6 dias.
Gostaria de saber se há alguma forma de trabalhar na qual a duração da atividade se modifique automaticamente dependendo do dia em que ela for programada para se iniciar. Por ex., se eu colocar a atividade iniciando na quinta, ela automaticamente será programada ate a terça. Mas se a atividade cair na segunda, ela será programa só ate quinta, da mesma semana.
Isso porque os meus projetos são entregues contabilizando dias corridos. Mas na verdade os finais de semana não são dias trabalhados. Dessa forma, programo minhas atividades com as durações reais, mas já sei que o projeto vai atrasar, uma vez que a linha de base conta os finais de semana como dias trabalhados.
Desde já agradecida.
samaracosta01
março 26, 2013
Olá Eli, boa tarde! Gostaria de uma ajuda.
Por ex., tenho uma atividade X com duração de 4 dias. Porém, a empresa não trabalha nos finais de semana, sendo assim, se a atividade começar na quinta, terminará apenas na terça da outra semana.
Dessa forma, a atividade foi feita utilizando 4 dias, mas, em dias corridos, a atividade se concretizou em 6 dias.
Gostaria de saber se há alguma forma de trabalhar na qual a duração da atividade se modifique automaticamente dependendo do dia em que ela for programada para se iniciar. Por ex., se eu colocar a atividade iniciando na quinta, ela automaticamente será programada ate a terça. Mas se a atividade cair na segunda, ela será programa só ate quinta, da mesma semana.
Isso porque os meus projetos são entregues contabilizando dias corridos. Mas na verdade os finais de semana não são dias trabalhados. Dessa forma, programo minhas atividades com as durações reais, mas já sei que o projeto vai atrasar, uma vez que a linha de base conta os finais de semana como dias trabalhados.
Agradecida.
Eli Rodrigues
março 26, 2013
Dei uma fuçada nas configurações do project e não encontrei nenhum campo que mostre esse dado. Procurei no site da Microsoft, também não encontrei. Tentei criar um campo personalizado, mas ele calcula errado também.
Então a solução que encontrei foi:
- Copiar as datas de [start] e [finish] no excel
- Em uma terceira célula incluir a fórmula = [finish] – [start] + 1
O +1 serve para que ele considere um intervalo fechado.(incluindo os dia 3 e 16 no seu exemplo)
Não é a solução mais elegante, mas funciona.
Se alguém tiver uma solução melhor, peço que poste aqui nos comentários!!
Espero ter ajudado.
Eli
samaracosta01
março 27, 2013
Obrigada Eli,
esse será a solução mesmo.
Grata pela atenção
samaracosta01
março 27, 2013
Acredito ser essa a solução mesmo.
Muito grata pela ateção!
Fabiane
abril 4, 2013
Oi Eli…não consigo entender por que minha duração real, quando preenchida diferente do prazo da duração planejada, altera o valor definido na duração planejada?
Eli Rodrigues
abril 4, 2013
Se altera para que o cronograma seja recalculado. O que permanece fixo são as datas datas de inicio e término da linha de base,
Fabiane
abril 5, 2013
Bom dia Eli, estou começando a aplicar o MSPROJECT no meu trabalho, mas estou com algumas dificuldades na montagem do planejamento, seria possível você me ajudar?
Felix
abril 8, 2013
Olá, é possivel gerar um projeto de gerenciamento completo de uma empresa de projetos industriais… o dono quer que eu gere uma para cada mes do ano, sendo que dentro dela devera constar como fases especificas cada projeto trabalhado, incluindo custos de HH e custos fixos de materiais utilizados… Estou meio perdido, de por onde começar !