Parte 4 – Como estruturar um cronograma integrado

Cronogramas Integrados são aplicáveis principalmente a projetos multidisciplinares, que contenham vários níveis de gestão (Figura 1). Monta-se o Capstone Plan, em português cronograma-macro, que reflete as necessidades de negócio na forma de deliverables e milestones e agrega todos os sub-cronogramas.
Os cronogramas são elaborados no MS-Project, em seguida deven integrados por um software de apoio que utiliza “mensagens” – como as hashtags do twittter – para definir onde e como integra-los. Eximindo a filosofia do assumption, prega o método, é possível reduzir bastante o grau de incerteza do planejamento. Mas, podem ser integrados manualmente como mostro no post “Passo-a-passo para montar um cronograma integrado no MS-Project”

As “mensagens” se parecem com o exemplo “IDTAGProjeto-destinoDescrição”, onde ID é o código-único, TAG define o tipo de dependência, Projeto-destino aponta para o cronograma que receberá a incumbência de resolver a dependência e Descrição é o que se espera obter do projeto. (Ex: 205DEPENDENCYNETWNetwork available with 150MB link).

As “mensagens” encontradas no cronograma são copiadas automaticamente para o cronograma-destino, onde devem ser atreladas a uma sequencia de atividades, determinando como será sua execução e apontando sua data final.

Existem 3 tipos de TAGs:

  • MILESTONE – Representa um marco para uma fase do projeto. Funciona exatamente como um milestone normalmente definido no MSProject.
  • DELIVERABLE – Representa um “entregável” do projeto, é uma atividade com esforço zero. Na prática é um Milestone que referencia uma entrega.
  • DEPENDENCY – Representa a necessidade de um entregável em outro sub-projeto. Deve-se definir uma lista de sub-projetos, preferencialmente com siglas de 4 caracteres, como: SDSK para service desk, GPRW para groupware, MIDR para midrange, NETW para network, etc.

É importante frisar que o método sozinho não é suficiente para gerenciar um projeto, todas as demais disciplinas são importantes e devem ser implementadas. O mais básico é ter Statement of Work e Project Plan, definindo o objetivo do projeto, escopo, entregáveis, critérios de aceitação, milestones, equipe e stakeholders, riscos, etc.

Após os passos preliminares, pode-se iniciar a definição do Plano Integrado pelo repeatable model, conforme os passos:

  1. Montar o Plano-geral (Capstone plan) – Montar o Cronograma geral do projeto com atividades do nível gerencial, seccionando os sub-projetos por torre e definindo os VP Milestones e VP Deliverables.
  2. Definir Sub-Milestones – Milestones podem ser VP, Major ou Key. Os VPs são definidos exclusivamente pelo Capstone Plan. Os Major representam os pontos mais importantes de cada sub-projeto. E os Key são milestones de controle. A responsabilidade é do GP de cada sub-projeto.  Pode-se ainda determinar limites para os milestones, ex: Para cada VP Milestone devem ser definidos no máximo 4 majors.
  3. Definir Deliverables – Cada sub-projeto deve ter seus deliverables inseridos no cronograma, conforme a nomenclatura definida. A definição de critérios de aceitação (para entregas) pode ser feito em nível de sub-projeto ou em nível de deliverable, em documento apropriado.
  4. Dependências –  As dependências são o ponto-chave do método. Elas definem o que um subprojeto espera de outro para sua execução. Pode-se criar dependências externas para o cliente, o que exige bastante comprometimento de sua parte. É aqui que acontece a mágica para fazer sumir as assumptions.
  5. Rodar iterações – Executar um procedimento de integração e de checagem de integridade quantas vezes for necessário para ter um plano consistente.

Depois é só acompanhar o projeto, cada GP no seu escopo, mas todos com visão total do progresso do projeto. O método de acompanhamento deve ser definido conforme o contexto.
O método é bastante eficaz, embora na fase de planejamento gaste-se bem mais tempo que um planejamento tradicional.

Leia mais na Parte 5 – Como fazer um cronograma integrado no MS-Project.

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Eli Rodrigues

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