Virei Gerente de TI e agora?
Um dia me vi nesta situação: Após coordenar alguns projetos cheguei a posição de Gerente de Tecnologia da Informação, mas o trabalho era diferente, contínuo, não havia escopo definido, nem métricas, prazos ou custos, e agora o que fazer???
Este post é para ajudar pessoas que chegaram pela primeira vez numa Gerência de TI e precisam não apenas manter o funcionamento das coisas, mas principalmente traçar um plano de trabalho e melhoria para longo prazo, o famoso Plano Diretor de Tecnologia da Informação.
1. Diagnóstico
| a) O que é? Para que serve? Como funciona? Qual a situação atual?
Ex: “(O que é?) Gerência de Tecnologia da Informação é a área responsável por atender a toda a empresa prestando serviços tecnológicos (Para que serve?) de gerenciamento da infra-estrutura de TI, telecomunicações e de desenvolvimento, suporte e acompanhando de sistemas.
(Como funciona?) É composta por duas equipes: Service Desk e Desenvolvimento. A primeira atende a todo suporte de computadores, servidores, redes, configurações e telefonia. A segunda desenvolve /mantem softwares e gerencia a aquisição e implantação de softwares de terceiros.
(Qual a situação atual?) Não há documentação de processos, as funções de cada área estão implicitamente definidas. As pessoas se organizaram informalmente, existem conflitos de responsabilidades. As políticas de trabalho não estão definidas.
Na área de Service Desk, as requisições de usuário são registradas em ferramenta web simples, não há relatório de serviços executados, não foi encontrada análise de problemas e ou de gestão de configuração. Na área de desenvolvimento, os softwares são desenvolvidos de forma adhoc, os programadores possuem um gap de conhecimento técnico e estão desmotivados”.
b) Faça análise SWOT, identificando: Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades e Ameaças. Ex: – Pontos Fortes – Equipamentos adequados à necessidade; Service desk atende o nivel de demandas.
– Pontos Fracos – Equipe de desenvolvimento desmotivada e sub-utilizada; Não há processos definidos.
– Oportunidades – Há necessidade de implantação de vários sistemas; Há autorização para compra de um ERP.
– Ameaças – Não há critérios para priorização dos atendimentos; Há necessidade de mudança cultural dos usuários do Service Desk.
c) Liste: pessoal, patrimônio e serviços executados – Listar as pessoas que trabalham na equipe, sua formação, função e cargo. d) Diagnóstico dos setores atendidos Listar todos os setores da empresa que são atendidos pela área. Visite-os, observe o patrimônio, os serviços prestados, o nível de satisfação dos usuários. Converse com usuários-chave de cada setor e levante (I) Condição atual e (II) Necessidades/Expectativas.
Não esqueça de deixar claro que as demandas serão priorizadas e atendidas conforme alinhamento estratégico e orçamento disponível. Assim você consegue minimizar a ansiedade da maioria dos usuários.
e) Tendências Seja uma área de negócios que você domina ou não, aproveite a oportunidade de conversar com todos os setores e usuários-chave e levante TENDÊNCIAS de negócio.
Após levantar, junto com o fórum adequado, priorize quais serão tratadas no período que está sendo planejado.
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2. Visualize e Projete o futuro
| a) Alinhe com o Planejamento Estratégico
Embora a maioria das empresas tenha dificuldade extrema em planejar-se estrategicamente, se houver este planejamento, mesmo que seja informal, alinhe seu plano a ele. Seu trabalho é de realização para o negócio, não adianta planejar ações que não atendam aos objetivos de negócios.
b) Projete onde quer chegar Defina junto a cúpula da empresa, alinhado ao planejamento estratégico e considerando todas as demandas que obteve com o diagnóstico, onde quer chegar.
Ex:
A Gerência de Tecnologia da Informação será responsável por garantir o alinhamento tecnológico aos objetivos estratégicos da empresa, provendo informações, infra-estrutura, sistemas e ferramentas de controle, analisando os processos e participando ativamente das decisões que envolvam tecnologia. São identificadas claramente como suas responsabilidades imediatas:
– Gestão da infra-estrutura, serviços e equipamentos de TI.
– Prover segurança dos dados e da rede, contra vírus, manipulações ilícitas dos softwares e terceiros não-autorizados.
– Desenvolvimento, aquisição, manutenção, suporte e sub-contratação de sistemas.
– Prover treinamentos na área de TI
– Manutenção das Telecomunicações
– Definição de suas Políticas, processos e procedimentos operacionais.
– Busca da melhoria contínua de seus processos utilizando padrões de qualidade reconhecidos como referência.
– Planejar e acompanhar suas atividades de forma sistemática.
– Prover informações de cunho econômico à empresa sobre seus resultados.
c) Dimensione Dimensione processos, pessoas e ferramentas necessários para manter o funcionamento da nova visão. Na parte de processos, quais políticas serão criadas (com breve descrição). Na parte de pessoas, quantas serão necessárias, com que perfis e qualificações. E na parte de ferramentas, softwares, aplicativos e serviços que serão necessários.
d) Necessidades levantadas Na fase 1. Diagnóstico várias necessidades serão levantadas pelos usuários. Liste, analise, priorize e dimensione aqui quais farão parte do Catálogo de Serviços da área. e) Identifique riscos Todo projeto possui situações que colocam seu resultado em Risco. Existe no PMBOK um método definido para levantamento e gestão de riscos, convém utilizá-lo. Identifique em brainstorm, depois priorize por nível de impacto no negócio. Ao seu executivo, você deverá apresentar somente os mais impactantes.
f) Biblioteca / Congressos / Cursos Procure alternativas adequadas ao seu forecast para a aquisição e atualização constante dos recursos (humanos e materiais).
g) Dimensione custo Mesmo que não tenha todos os custos disponíveis ou que não tenha conseguido dimensionar exatamente as quantidades necessárias, é fundamental dar uma visão de forecast ao executivo. Aponte claramente onde os custos podem alterar e quais os fatores críticos.
Ex:
*TBD = To be defined. Em português, A definir. |
3. Planeje como alcançá-lo
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Monte um Programa para execução de todas as ações acima, separando em projetos conforme for conveniente. Observe a priorização de negócio definida junto a cúpula da empresa.
Nesta etapa o programa deverá ser descrito em detalhes, com suas fases, entregas e prazos (mesmo que em estimativa grosseira). Não esqueça de definir o escopo negativo do programa, observe recursos necessários, sobretudo os financeiros.
Submeta a aprovação e mãos a obra!
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Eli Rodrigues
Há 1 comentário para este artigo
Elielson, parabéns pelo blog ! tenho acompanhado os posts qdo possível e como conheço um pedaço da tua história, fica bacana ver como está conseguindo compilar as experiências e transformá-las em recomendações.Sucesso meu chapa !!!!