10 dicas para uma teleconferência efetiva
A Teleconferência, popularmente conhecida como call, é uma ferramenta para realização de reuniões com pessoas geograficamente dispersas, que se utiliza da infra-estrutura de internet para compartilhar voz e dados. É prática, tem baixo custo e economiza bastante tempo. Pode ser usada para reuniões de negócio, planejamento e acompanhamento de projetos etc.
Depois de trabalhar por 1,5 ano nesse modelo, soa até estranho pra mim que ainda hajam empresas que desconfiem de sua eficácia. Embora o estabelecimento de rapport seja mais lento, o resultado é o mesmo. As percepções existentes no “face to face”, “olho no olho” são substituídas naturalmente por variações sonoras como: hesitação, irritação, apatia, desânimo. Desse modo, naturalmente conseguimos perceber se a equipe “comprou a idéia” ou não.
Em termos práticos, se você precisa reunir 10 pessoas para uma reunião, invés de trazê-los de cada filial ao redor do Brasil para para uma reunião na matriz, abra uma teleconferência, compartilhe documentos e vá direto ao ponto. Decisão tomada, próximo negócio!
Neste post quero compartilhar dicas simples sobre como realizar uma teleconferência efetiva:
- Enviar o convite com antecedência e acompanhar as confirmações de participação
Quando os participantes pertecem a grupos distintos, em cidades e até países diferentes, quanto maior a antecedência do convite, melhor. Acompanhar a confirmação de presença também é essencial para ter certeza que todos estarão presentes.
Esteja preparado(a) para modificar o horário algumas vezes, eventualmente os participantes podem solicitar um reagendamento. Se for uma reunião muito crítica, convém ligar para os participantes uma hora antes para garantir que estarão presentes (e reagendar se for necessário). - Convidar apenas quem REALMENTE precisa participar
As vezes temos o ímpeto de convidar para reuniões as pessoas que estão interessadas somente no seu resultado. Ora, ninguém aprecia participar de reuniões desnecessárias, principalmente clientes e gerentes, por tanto EVITE.
Convide apenas quem realmente pode contribuir com a reunião e, se preciso, envie a ata aos interessados. Outra tática é convidar pessoas que você tem dúvida se precisam participar como participantes “opcionais”. - Fornecer alternativas de acesso
Quando enviar o convite, ofereça pelo menos 2 formas de acesso à call, dois números de telefone por exemplo.
Se for compartilhar apresentações, envie o link e a forma de acesso no convite. Envie também as senhas que forem necessárias e procedimentos sucintos de acesso, com link para mais detalhes. Ninguém quer ler um livro para entrar numa call. - Fazer as apresentações
É muito provável que os participantes da call não se conheçam, adquira o hábito de apresentar sempre os presentes, dizendo nome, empresa e responsabilidade. Não se esqueça de começar pelo cliente! - Informar Objetivo e Pauta
Envie o objetivo e a pauta antes da reunião, é educado e favorece que os participantes venham preparados para interagir. No início da reunião compartilhe verbalmente o objetivo, pauta e abra para comentários preliminares. - Controlar o Tempo é fundamental
Toda call deve ter inicio e fim definidos, essa informação também deve constar no convite. Porém, mais importante que definir o tempo é segui-lo. Como anfitrião (ou facilitador), cabe a você fazer o controle do tempo.
Se a reunião estiver suas primeiras ocorrências, deixe claro o horário e informe verbalmente a proximidade do final. Se a equipe trabalhar junto com frequencia e a reunião tiver tendência de se prolongar, pode-se usar um sinal sonoro para avisar a proximidade do horário final. Qualquer artifício pode ser usado, desde que combinado previamente. - Garantir que todos tenham a oportunidade de falar
Como anfitrião (facilitador), permaneça sempre na mediação dos tópicos, oferecendo a todos a oportunidade de opinar sobre os assuntos discutidos. Observe sinais não-verbais como hesitação, silêncio, ironia, sarcasmo, incômodo, irritação e apatia, eles mostram muito mais do que as palavras e indicam a necessidade de intervenção. - Sair com Ações, datas e responsáveis
Toda reunião, mesmo que não seja por telefone, deve ter como premissa sair com ações! Não é diferente nas calls, tenha em mente sempre sair com ações, datas e responsáveis.E uma dica, cobre resultados das ações antes da próxima reunião, assim você evita uma “chuva de desculpas” e ainda oferece às pessoas a oportunidade de terminá-las. - Sempre, sempre fazer Atas
“As palavras voam com o vento”, são muito comuns situações em que uma decisão é tomada em uma reunião e alguns meses depois são esquecidas. Se você for o anfitrião (facilitador) da reunião, cabe a você fazer a ata ou definir alguém que faça. Jamais deixe de fazê-la ou pode descobrir na prática para que elas servem. - Definir cadeias de reuniões
Se as reuniões fazem parte de uma cadeia, combine dia e horário fixo. Isso diminui a probabilidade da reunião ser esquecida e cria o hábito nas pessoas de se prepararem para a participação (embora também possa criar o hábito negativo também de fazerem tudo na véspera…)
Seguem exemplos de convites para reuniões em Teleconferência:
- Kickoff Meeting invite example
- Project weekly meeting invite example
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