Como fazer uma RFP

O termo RFP vem do inglês “Request for Proposal”, em tradução livre “Solicitação de Propostas”. É uma ferramenta essencial para a gestão de fornecedores, pois estabelece o ambiente para uma concorrência definindo os alicerces para a negociação, como: escopo, condições e responsabilidades.

A RFP é utilizada quando se precisa pedir o orçamento de um projeto complexo, com diferentes cenários a várias empresas. Nesse caso, o bom e velho orçamento tradicional mais atrapalha que ajuda.

É similar ao conceito de “Declaração de Trabalho” do PMBOK, documento onde se especifica o trabalho solicitado a um fornecedor. A diferença é que a DT é enviada para dar inicio ao trabalho e a RFP é uma ferramenta de cotação.

Na RFP descreve-se:

• Escopo do Projeto – O trabalho que será feito no projeto
• Escopo do Produto – O produto, serviço ou resultado que será gerado pelo projeto
• Cronograma – Definição de período para dúvidas, elaboração da solução técnica, envio da proposta etc.
• Premissas e restrições – Premissas são pressupostos para que o projeto aconteça. Restrições é tudo que restringe o projeto, tipicamente tempo, custo, qualidade etc.
• Responsabilidades – Elenca quais são as responsabilidades de cada parte.
• Governança do projeto – Define o modelo de gestão esperado para o projeto.
• Modelo de orçamento – Define o formato exato em que se espera receber o orçamento. Campos, granularidade, totalizações etc.
• Formas de pagamento – Define qual é o modelo de pagamento.
• Termos e condições – Ex: Confidencialidade, publicidade,  etc

Aspectos a observar como tomador do serviço (cliente)

• Revisar o documento com profissionais das áreas, adicionando visões complementares
• Evitar duplo sentido ou informações contraditórias
• Abordar aspectos técnicos em detalhes
• Definir um cronograma, para que os fornecedores tenha datas-alvo a cumprir
• Definir a estrutura do orçamento (Serve para facilitar a comparação de fornecedores)
• Definir a granularidade das entregas (Serve para negociar o escopo sem gerar retrabalho. Lembrando que isso geralmente aumenta os custos, portanto renegocie os valores em “pacote” no final)
• No caso de serviços, definir volumetria e SLAs.
• No caso de projetos, definir critérios de aceite, parâmetros, medidas e tolerância
• Explicitar direitos e deveres, condições de pagamento e pontos críticos (do futuro contrato) como: multas contratuais e bônus

Aspectos a observar como prestador do serviço (fornecedor)

• Ler e entender o escopo em detalhes
• Construir diferentes cenários para aumentar a probabilidade de ser escolhido
• Utilizar premissas para embasar os cenários
• Avaliar a capacidade de mobilização de equipe antes de submeter a proposta
• Tirar dúvidas com o cliente
• Fazer due dilligence antes de começar o projeto
• Negociar um período inicial de adaptação, livre de multas
• Precaver-se “contra” variações de escopo e aumento de custos, utilizando a seção Escopo Negativo para explicitar o que NÃO faz parte do projeto.

 Baixe aqui um modelo de RFP

Eli Rodrigues

Bibliografia de apoio:

• Como montar uma RFP – http://alvarocamargo.wordpress.com/2009/10/29/template-de-rfp-request-for-proposal
• Descrição de estrutura (Template para download) – http://www.emeraldstrategies.net/web/WebRFPTemplate.ht
• 10 Tips for Technology Proposal-Writers  – http://www.sun-associates.com/resources/10tips.html
• “Often maligned, RFPs are a valuable tool and opportunity” – http://blog.confluentforms.com/2009/07/often-maligned-rfps-are-valuable-tool.html
• 6 steps to writing a better Request for Proposals, a primer – http://blog.confluentforms.com/2009/06/6-steps-to-writing-better-request-for.html
• Writing an RFP for Results  –
  http://blog.cdginteractive.com/my_weblog/2010/02/writing-an-rfp-for-results.html