Como fazer reuniões efetivas

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Embora muita gente reclame, as reuniões são essenciais para o trabalho. Elas servem como ponto de encontro para discussões, decisões e avaliações conjuntas, propiciam alinhamento e  formalizam deliberações e ações.

No ambiente de projetos, a estrutura organizacional fixa cede lugar a organizações temporárias, constituídas de vários departamentos, fornecedores e partes interessadas. Essa estrutura também se submete a culturas e processos organizacionais diversos e para lidar com esse cenário é fundamental a formalização de compromissos através de documentos, e-mails e atas de reunião.

O termo “reunião/reuniões” é citado 300 vezes nos livros PMBOK e da Rita* somados, nestes livros são elencados diferentes tipos de reunião:

• Reunião de Partida (Kickoff) – Dão inicio ao projeto engajando as partes interessadas, principalmente a equipe do projeto.
• Reuniões de Planejamento – Servem como ambiente para discussão e elaboração dos planos.
• Reunião de Acompanhamento – Acompanham parâmetros do projeto, como prazo, custo, qualidade etc.
• Reuniões de Controle de Mudanças – Permitem a análise de solicitações de mudança.
• Reuniões de Auditoria – Avaliam produtos ou processos.
• Reuniões de Pré-licitação, licitantes, empreiteiros e fornecedores – Arcabouço para contratação e administração de aquisições.

Os principais motivos de reclamações sobre reuniões como: duração excessiva, falta de objetividade, desvio de foco, público inadequado ou falta de continuidade, podem ser resolvidos utilizando-se dicas simples como as citadas no Capítulo 10 do livro da Rita*:

• Defina um limite de tempo e cumpra-o.
• Agende reuniões recorrentes com antecedência.
• Reúna-se com a equipe regularmente, mas não exagere a frequência.
• Tenha um objetivo para cada reunião.
• Crie uma pauta com a colaboração da equipe.
• Distribua a pauta com antecedência.
• Limite-se à pauta.
• Informe as pessoas sobre suas responsabilidades com antecedência.
• Reúna as pessoas certas.
• Presida e lidere a reunião com um conjunto de regras.
• Designe entregas e prazos para todas as tarefas de trabalho resultantes de reuniões.
• Documente e publique as atas da reunião.

Alguns pontos a evitar em reuniões:

• Evitar usar as reuniões para acompanhar ações, pois as pessoas se lembrarão das ações apenas no dia anterior (ou no próprio dia) da reunião, é uma chuva de desculpas!
• Evitar reuniões-surpresa, a não ser que sejam realmente extraordinárias, pois desconcentram a equipe e atrapalham o planejamento. Como GPs é fundamental que sejamos organizados.
• Evitar transformar reuniões em workshops. Nos workshops resolvem-se problemas através de dinâmicas orientadas, por exemplo: Workshop de 3 dias para montar a estratégia de marketing da empresa, workshop de 2 dias para montar o orçamento anual, workshop de 1 semana para montar o Planejamento Estratégico etc. Reuniões devem ser objetivas.
• Evitar fazer reuniões nas mesas de trabalho, pois incomodam muito a quem não está participando.
• Evitar o deslocamento desnecessário de pessoas. Se pode resolver algo por telefone, simplesmente faça uma conferência e resolva.

A Ata de reunião é a peça faltante para aumentar a efetividade das reuniões, pois registra as decisões, ações e permite que sejam acompanhadas sistematicamente. O nível de granularidade é um item a ser discutido pontualmente, pois às vezes o ambiente requer mais ou menos detalhes. Em algumas empresas a assinatura física (rubrica no papel) é requerida, em outras um aceite por e-mail. Também existem empresas que tem como prática enviar apenas os tópicos decididos no corpo de um e-mail.

As atas são fontes “poderosas” de informações históricas, decisões, soluções e datas; se forem estruturadas em um sistema que permita busca por palavras-chave (ou outros modelos mais sofisticados), tornam-se ponto de partida para estruturação da base de conhecimento organizacional. Os campos básicos de um modelo (templates) de Ata de Reunião são: Data, hora, local, objetivo, departamento, participantes, ausentes, deliberações e ações.

As reuniões são como um arcabouço para a sincronização do trabalho e por isso são inevitáveis para todo e qualquer trabalho coletivo, desde o trabalho comunitário até as grandes corporações, mas em todos os casos precisam realmente ser planejadas e objetivas.

Eli Rodrigues

Baixe aqui um modelo (template) de Ata de Reunião – Download

*  MULCAHY, Rita. Preparatório para certificação PMP. Editora RMC.