Modelo de Gestão Operacional
Todo profissional em sua primeira experiência de gestão encontra dificuldades para desenhar um modelo de gestão. Isto é normal, este tipo de coisa não se lê em livros, pois cada contexto requer um modelo diferente. Também senti dificuldade na minha primeira experiência como líder, lembro que criei controles pouco eficazes e que achava que todos os colaboradores reagiriam da mesma forma a ele. Eu não sabia como definir metas e nem tão pouco como estabelecer regras, os primeiros meses foram muito difíceis.
Naquela ocasião assumi uma equipe tecnicamente autônoma e meu papel foi de organização, suporte, negociação e proteção da equipe. O modelo inicialmente continha apenas alguns controles estatísticos, que foram evoluindo para cronogramas e acabaram se tornando processos. Em seguida adicionamos o controle de capacidade x demanda, gestão do conhecimento e melhoria contínua de processos. Acabei utilizando este modelo inúmeras vezes depois, com as devidas adaptações e melhorando-o gradativamente ao longo do tempo.
Comparo uma operação à uma hidrelétrica. A água precisa ser represada, canalizada e ter vazão e fluxo controlados. As empresas são da mesma forma, devem represar o trabalho (capacidade x demanda), canalizar os esforços (processos) e ter sua vazão e fluxo controlados (administração). Nas organizações, no entanto, é preciso observar a influência do fator humano (liderança), a qualidade das entregas e melhorar continuamente para alcançar resultados.
O esquema abaixo resume um modelo operacional em 8 etapas:
- Demanda – Esta área encapsula os processos de marketing e vendas, incluindo a elaboração de propostas, negociação, gestão de vendas, gestão do relacionamento com o cliente etc. [Leia mais]
- Capacidade – Gerenciamento da capacidade da empresa/departamento, observando esforço, capacidade técnica e infraestrutura disponíveis. [Leia mais]
- Processos – Representa todos os fluxos necessários para realização do trabalho, ou seja, o sistema da qualidade com políticas, processos e procedimentos. [Leia mais]
- Finanças – Desde a precificação dos serviços até o controle financeiro de operação e projetos. Esta área controla as finanças para que o saldo de cada projeto seja positivo e para que a operação seja sustentável (e lucrativa).
- Controle/Administração – Esta abstração inclui os controles de atividades, projetos e processos. É nela que se acompanham prazos, tempos médios, qualidade do trabalho.
- Recursos Humanos – Observa a parte humana da operação, desde a definição de cargos e salários, responsabilidades e metas de cada integrante da equipe e também o mapeamento de competências. Requer do gestor as habilidades básicas de liderança.
- Retroalimentação / PDCA – Todo e qualquer processo precisa receber retroalimentação sobre “o que deu certo” e “o que deu errado”. São as lições aprendidas dos projetos e as análises causais dos processos operacionais.
- Entregas validadas – Independe da frequência na qual as entregas deixam a operação, é importante que sejam verificadas (fazer do jeito certo) e validadas (fazer o produto certo). [Leia mais]
Nos próximos posts irei detalhar cada etapa do modelo, mostrando o embasamento teórico e as ferramentas que o suportam. Mas ressalto, é fundamental que cada gestor avalie seu contexto e adapte o modelo para sua necessidade. As vezes são necessários sistemas sofisticados, as vezes basta um kanban e também há casos em que um velho caderninho de anotações resolve.
Até logo!
Eli Rodrigues
