5 comportamentos que agregam valor na Gestão de Projetos

Embora a Gestão de Projetos esteja na moda, ainda há muitos gerentes de projeto sem a atitude necessária para agregar valor ao negócio. Existe muita discussão sobre a cultura PMI versus a cultura brasileira e isso às vezes tem criado gerentes de projeto sem a visão do todo e pouco comprometidos com o resultado.

Entendo que o cenário político das organizações às vezes exija que o gerente de projetos se porte de forma mais submissa para evitar conflitos, mas que disse que estamos aqui para isso? O gerente de projetos é o “encarregado” de uma missão e como tal pode sim gerar situações desconfortáveis ao seu gestor e causar mudanças de processo. Claro que tudo deve ser gerido de forma polida, mas o zelo pela política da boa vizinhança raramente irá trazer resultados positivos ao projeto.

Abaixo compartilho 5 comportamentos que fazem a diferença num gerente de projetos:

1. Acompanhar expectativas

Expectativas são percepções das partes interessadas (stakeholders) e como toda percepção, são abstratas. Entender o que se espera com o projeto parte do levantamento de seus objetivos. Para que o projeto foi concebido, o que ele espera alcançar?

O problema é que existem interesses diversos, há partes interessadas com objetivos específicos sobre o projeto. Por exemplo: Há quem se beneficie com o projeto, há quem espere se promover com ele, há quem busque ganho financeiro, há quem busque projeção no mercado, há interesses de ganho de mercado ou conquista de um cliente etc. Em contrapartida, há quem tenha medo de ser demitido com o projeto, há o fornecedor que será substituído, há quem deve suporte ao projeto, mas está sobrecarregado…. e todos eles são partes interessadas. Em resumo, há pessoas que irão influenciar positivamente, negativamente e há aqueles que são neutros.

Ao gerente de projetos cabe a árdua tarefa de entender o que cada uma das partes interessadas espera e trabalhar para que suas expectativas sejam, se não atendidas, ao menos gerenciadas.

2. Manter a comunicação fluida

A grande ferramenta para gerenciamento das expectativas é a comunicação. Através dela é que o gerente de projetos irá informar progresso, resultado, riscos e até o fracasso. Ao longo do projeto é preciso manter a comunicação fluida não apenas com cliente e patrocinador, mas todas as partes interessadas e isso não se resume a mandar relatórios de status ou construir dashboards coloridos.

O principal aspecto a considerar é a comunicação assertiva, ou seja, saber falar, ouvir e dar encaminhamento a tudo que for falado, ainda que o encaminhamento seja indeferir uma solicitação. Seja qual for a situação e seja quem for a parte interessada, é papel fundamental do gerente de projetos manter o fluxo de comunicação.

3. Visão de negócio

Gerente de projetos que não entende do negócio não tem como agregar valor a ele. Será que o projeto foi bem desenhado pela área de soluções/arquitetura? Será que o cliente realmente sabe o que precisa ou afunilou-se a pedir o que quer? Esses questionamentos só serão respondidos se as perguntas certas forem feitas e só sabe perguntar quem tem visão de negócio.

Espera-se que o gerente de projetos consiga antever e não apenas levantar necessidades. É como falei no post “o atendimento café com leite”, em muitas situações o cliente espera que você, como prestador de serviços, saiba lhe dizer o que é melhor e possa oferecer-lhe não apenas sugestões, mas meios de viabilizar o melhor atendimento de sua necessidade. Não raro um cliente pede um software quando na verdade o que precisava era de um mapeamento de processos, assim como muitos contratam treinamentos quando precisavam de consultoria.

Quando vamos a uma loja, esperamos que o vendedor nos informe o que está sendo comprado, quais são as tendências e o que nos cabe melhor. Assim também são nossos clientes em projetos.

4. Organizar a casa

Organizar a casa é um dos aspectos onde podemos agregar valor mais facilmente. Ora, ninguém irá determinar os passos de um projeto, nem quando as reuniões irão ocorrer, tampouco irão determinar que relatórios de acompanhamento serão apresentados ou como será a interação com os clientes do produto. Cabe ao gerente de projetos estudar a melhor forma para organizar os acontecimentos do projeto.

Por exemplo, em um projeto de atualização do sistema operacional de computadores (windows), os usuários irão trazer seus computadores a uma central, que fará um inventário de seus softwares, backup de seus dados, etiquerá seu computador e lhe dará um comprovante. Após a manutenção será realizada a recuperação do backup, a conferência do inventário e a devolução dos equipamentos mediante a apresentação do comprovante. Quem determinará esse processo senão o próprio gerente de projetos?

Além disso, ainda nesse case, alguém deve observar os riscos de roubo, danificação, se há espaço adequado para armazenar os equipamentos e se há pessoas capacitadas para realizar a manutenção. E ainda, se ao final de tudo o usuário tiver dúvidas, quem irá tirá-las? A definição da equipe de apoio também é trabalho de um bom gerente de projetos.

5. Compartilhar lições aprendidas

Depois de dar muitas “cabeçadas”, há gerentes de projeto que guardam para si o aprendizado. São os chamados “panos pretos”, não compartilham suas experiências e deixam que os demais aprendam por si mesmos. Ora, se todos são da mesma empresa, que ganho há se a empresa tiver prejuízo no projeto de outro? É desse modo que você espera provar que é um bom gerente de projetos?

Tem um dito popular que gosto bastante que diz: “Chamar alguém de feio não te deixa mais bonito, ficar sem comer não te deixa um palito, … , dizer que uma pessoa é triste não traz felicidade, chamar alguém de fraco não te fortalece…” (Autor desconhecido). Preciso dizer mais alguma coisa?

Compartilhe seus conhecimentos, pois conhecimento não é dinheiro, quanto mais se compartilha mais se ganha.  Ao ensinar alguém, no pior dos casos, se ganha um parceiro para vida inteira.

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Meus agradecimentos aos Gerentes de projetos João Augusto Azevedo e Marcelo Castelo Branco pelo coaching, apoio e pelos insights sobre o tema.

att,

Eli Rodrigues