Como fazer planos de resposta e contingência
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Agora que já sabemos o que são riscos, como identificá-los, como realizar a análise qualitativa e quantitativa (consulte a série “Como gerenciar riscos“), vamos aos planos de resposta e contingência.
Estratégias de resposta a riscos
| Riscos negativos – Ameaças | Riscos positivos – Oportunidades |
| Evitar / Eliminar Muda-se a solução técnica do projeto para que o risco não tenha mais possibilidade de ocorrer. Ex: Se há a possibilidade da carga sofrer atraso por via terrestre, envia-se por via aérea. |
Explorar
Muda-se a estratégia para garantir que a oportunidade seja aproveitada. Ex: Existe a possibilidade do cliente aumentar o escopo do serviço de implantação de sistemas. Um consultor é alocado para oferecer serviços de gestão operacional e o contrato é aumentado. |
| Mitigar
A mitigação influencia a probabilidade ou o impacto do risco. Ex: Se existe o risco de levar uma multa por conta de um atraso no projeto, colocam-se mais recursos para que a chance (probabilidade) de ocorrência seja menor. |
Melhorar
Nesta estratégia são tomadas ações proativas para que as chances (probabilidade) ou o impacto positivo sejam aumentados. Ex: Se existe o risco de haver mudanças de escopo no projeto, pode-se combinar previamente um processo de cobrança adicional, aumentando assim o faturamento. |
| Transferir
A transferência é usada para repassar os custos do risco à terceiros. Ex: Contratação de um seguro para cobrir despesas em caso de danificação de equipamentos durante o transporte. |
Compartilhar
O compartilhamento é usado para “dividir” uma oportunidade de negócio. Ex: Se a empresa é especialista em TI e precisa fazer uma grande contratação de pessoas, pode compartilhar o serviço (e o lucro) com uma consultoria de RH. |
| Aceitar
O “aceitar” aparece tanto em riscos positivos quanto em negativos. É a decisão de não tomar ações preventivas para diminuir (para riscos negativos) nem aumentar (para riscos positivos) a probabilidade de ocrrência. A aceitação, segundo o PMBOK, pode ser ativa ou passiva. Na Ativa, tomam-se precauções construindo um plano de contingência, o que explicarei abaixo. Na passiva, nenhuma ação é planejada até que o risco ocorra. |
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Plano de Respostas a riscos
O plano de resposta a riscos define que ações serão tomadas segundo a estratégia definida. É uma espécie de plano de ação, com atividades, datas e responsáveis. Tipicamente, essas atividades tornam-se partes integrantes do cronograma do projeto.
Exemplos:
- Existe a possibilidade de chuvas bloquearem a passagem de máquinas pesadas. Pode-se tomar como ação de evitação, construir uma ponte.
- O mercado está aquecido e existe grande probabilidade da saída de profissionais de uma loja, isso impactará nas vendas do natal. Pode-se como ação mitigadora oferecer bônus especiais para quem permanecer no quadro.
Todo risco eliminado/mitigado/transferido gera um novo risco. Contratar um seguro não garante que o equipamento chegue em perfeito estado, a esses riscos que “brotam” dos planos de respostas damos o nome de “riscos secundários”.
Plano de Contingência e Reserva
Os planos de contingência são acionados quando o “gatilho” de um risco é atingido. O gatilho é uma medição, um número que facilite a percepção indubitável de que o risco ocorreu. Por exemplo: Se o nível da água do reservatório ultrapassar 10 metros, deve-se abrir as comportas.
O plano de contingência deve ser estruturado – e inserido no próprio registro de riscos – para ser executado rapidamente, de acordo com o tipo de projeto. É importante que haja um responsável por medir os “gatilhos” de cada risco, de modo que nenhum parâmetro seja esquecido. Também deve-se definir um responsável por implementar o plano de contingência. Outro nome comum para o plano de contingência é “plano B”, embora seja possível ter planos B,C,D,E,…, n para cada risco.
Os planos de reserva (fallback plan) implementa o retorno a uma condição inicial caso os planos de respostas ou contingências não funcionem. Por exemplo, o reflorestamento da Mata Atlântica (fictício) previa o transporte de árvores de uma região menos desmatada para uma em fase crítica. Durante o transporte percebeu-se que as árvores não suportariam a viagem, o caminhão deu meia volta e as árvores foram replantadas no local de origem, até segunda ordem.
Bem gente, esse é o bê-a-bá dos planos de resposta e contingência. Desejo um bom estudo a todos e principalmente, uma boa implementação. Se você precisa fazer a justificativa de orçamento de riscos, consulte o post “Como calcular a reserva de contingência“.
Espero ter ajudado!
Eli Rodrigues
