Como fazer o Controle Integrado de Mudanças
Consistência entre planos e expectativas
Controle de Mudanças, calcanhar de Aquiles da grande maioria dos projetos. É impressionante como os erros se repetem, empresa após empresa, cliente após cliente, projeto após projeto. O mais curioso é que o processo 4.5. Realizar o Controle Integrado Mudanças é um dos primeiros do PMBOK, na área de Integração, que mantém unidos todos os aspectos do projeto.
A área de Integração funciona como uma grande cápsula de proteção que garante a consistência entre todos os planos e documentos do projeto. Segundo o Benchmarking do PMI de 2009, as “Mudanças de Escopo” representam 60% dos problemas em projetos. É um número significativo! Mas, mudanças deveriam ser consideradas problemas?
As mudanças só se tornam problemas se houver diferenças entre o que está planejado e a expectativa do cliente. Se o cliente tem na cabeça o dia 13 de setembro como marco de entrega, pedir mudanças no dia 10 e ninguém lhe explicar que existe um processo de replanejamento do projeto, ele continuará acreditando que essa data é o marco final!
Como fazer o Gerenciamento de Mudanças?
É bastante simples na verdade. A mudança deve SEMPRE seguir o ciclo formal de aprovação e comunicação, conforme a figura abaixo.
- Solicitar Mudança – Preencher uma solicitação formal de mudança, explicando detalhadamente o que se deseja alterar no escopo do projeto.
- Avaliar impacto no projeto – Avaliar os impactos técnicos e gerenciais (prazos, custos, qualidade, riscos etc).
- Aprovar / Reprovar – Nem toda mudança é aprovada, às vezes ela simplesmente não é factível. Um comitê de controle de mudanças deve ser estabelecido para analisar e deliberar sobre a aprovação ou não.
- Replanejar projeto – O projeto deve ser replanejado incluindo a mudança aprovada (Isto toma tempo!).
- Informar stakeholders – TODAS as partes interessadas (stakeholders) devem ser formalmente informados sobre a mudança e seus impactos.
- Executar – Só então deve-se executar a mudança.
Tudo é comunicação!
Tudo é uma questão de comunicação! E como adoro estatísticas, comunicações representam 90% do trabalho do Gerente de Projetos. Também acho importante citar que as “atitudes” do GP fazem toda diferença nesse processo, pois é preciso ser firme no controle das mudanças, ainda que as partes interessadas não fiquem satisfeitas. Gerenciar expectativas não é ceder a tudo, é proteger o interesse comum a todas as partes, observando se as metas são viáveis e cumprindo prazos de entrega.
Baixe aqui um template de Solicitação de Mudança.
Espero ter ajudado!
Eli Rodrigues
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