Regras por e-mail são perda de tempo!
Infelizmente, enviar novas regras por e-mail é uma prática que tenho visto com bastante frequência nas organizações. São novas políticas de compras, financeiras e até coisas simples do dia-a-dia. O grande problema dos e-mails é que eles são perdidos com o tempo, é como a timeline do facebook, as atualizações antigas ficam esquecidas.
Me pergunto o quanto custa para uma organização, seja qual for o seu porte, montar um Sistema da Qualidade. Já que hoje temos ferramentas simples para construção de Intranets, como o WordPress.org, cuja instalação leva menos de dois minutos e a riqueza de funcionalidades (e templates) permite a construção de estruturas complexas na web em pouco tempo.
Sistema de Gestão da Qualidade
O Sistema de Gestão da Qualidade é um repositório onde são armazenadas todas as Políticas, Processos e Procedimentos da empresa. Também se pode inserir todos os templates (modelos de documento) para download, padronizando assim os documentos utilizados na Organização.
Estes documentos são criados com base no Planejamento Estratégico da empresa, cada template e cada controle deve possuir ligação com os objetivos estratégicos do negócio, assim se pode acompanhar indicadores, métricas e kPIs (Key Performance Indexes) através de dashboards (painéis de controle) estratégicos. Documentos (políticas, processos e procedimentos) sem ligação com o estatégico criam “burocracia” (no sentido pejorativo) e a mudança constante de regras dispersa as pessoas, fazendo com que não saibam que regras seguir.
Por que construir um Sistema de Gestão da Qualidade?
Porque o mínimo esperado é que cada departamento da empresa monte sua “página” no Sistema de Gestão da Qualidade, fazendo com que todos os demais funcionários da empresa tenham um local único para encontrar, com certeza, a última versão das regras.
Imagine que vai usar um procedimento pela primeira vez, por exemplo, para comprar um equipamento. Se você nunca utilizou o processo de compras provavelmente não o conhece. Onde encontrar as informações sobre esse processo? Rastreando milhares de e-mails que recebeu ao longo dos anos? Seria muito mais inteligente acessar um site com o Sistema de Gestão da Qualidade, onde todas as políticas, processos e procedimento estão. Não?
Imagine ainda que você não trabalhava na empresa quando mandaram o e-mail, você naturalmente terá que sair perguntando pelos corredores como fazer e receberá, muito provavelmente, informações erradas. Um verdadeiro telefone sem fio!
Vantagens da construção de um Sistema da Qualidade
- Registra o histórico de regras, que não se perdem com o tempo
- Facilidade para descobrir as regras da empresa
- Repositório único para Políticas, Processos, Procedimentos, Templates e Checklists
- Uniformiza termos e documentos
- Facilita o processo de auditoria dos processos
- Facilita o processo de alinhamento estratégico pois todos os documentos estão no mesmo local
Como construir um Sistema de Gestão da Qualidade
Se a sua empresa não tem condições financeiras para estabelecer um sistema completo, incluindo, por exemplo, um sistema de workflow profissional, sugiro o uso do WordPress.org, que é o mesmo sistema que usei para construir esse blog. Com ele se pode construir um site com seções para cada departamento colocar suas políticas e regras em geral. O download e a instalação da ferramenta são bastante simples e a única parte que realmente trará algum trabalho é a de escolher um modelo de página, além, é claro, da conscientização de uso.
A mesma ferramenta pode ser utilizada para montar toda a Intranet da empresa, o que definirá um canal único para comunicações do RH e outros posts como: Palavra do presidente, aniversariantes, avisos, férias e áreas para instruções das equipes. Um pouco de criatividade não faz mal à ninguém!
Espero ter ajudado!
Eli Rodrigues
