Como selecionar projetos para o portfólio
O processo de seleção de projetos para o portfólio envolve três elementos principais: A lista de projetos, os critérios de seleção e o orçamento disponível para o portfólio. Mas antes de sair escolhendo projetos aleatoriamente, ou ainda, antes de tentar fazer todos os projetos de uma vez gerando a “Síndrome do porfólio guloso“, vou apresentar um processo de seleção que aprendi no workshop PMRank (com Ricardo Vargas), que é composto pelas seguintes etapas:
- Definição de critérios de seleção
- Ranking de projetos
- Balanceamento de recursos.
1. Definição de critérios de seleção
Abaixo listo alguns exemplos de critérios para seleção de projetos do portfólio, que podem ser eleitos conforme decisão da empresa segundo os parâmetros que melhor se enquadrarem na qualificação dos projetos.
- Alinhamento Estratégico – Quanto o projeto está alinhado ao Planejamento Estratégico (PE)? É coerente com o posicionamento da empresa? O projeto dá continuidade ou expande algum produto/serviço do portfólio?
Pode-se atribuir pontuações a cada projeto, por exemplo, de 1 a 5, sendo 5 o mais alinhado ao PE. - Partes Interessadas – Quem são as principais partes interessadas (stakeholders)? Há alguma que se considera estratégica ao negócio? Algum cliente da curva ABC?
É preciso construir algum meio de pontuação, por exemplo, de 1 a 5, sendo 5 o conjunto de partes interessadas mais alinhado à estratégia do negócio. - Complexidade – Qual o nível de complexidade do projeto? É factível com os recursos (humanos e tempo) disponíveis?
Há que se atribuir algum modelo de pontuação, que da mesma forma pode ser o modelo 1-5. Configurando assim uma análise qualitativa. - Risco – Quão arriscado é o projeto? Pode-se avaliar em temos de complexidade, mas também em termos de risco de lançamento do produto, por exemplo. O mercado está pronto para recebê-lo? Qual a probabilidade de sucesso do produto/serviço lançado em relação aos demais.
Novamente é possível atribuir uma pontuação de 1-5, sendo 1 o projeto mais arriscado e 5 o menos arriscado. Pode-se ainda utilizar outra medida de risco, como por exemplo: alto, médio e baixo. - Custo Benefício – Quanto vai custar o projeto x Quanto irá trazer de benefício? A proporção correta é Benefício / Custo, gerando assim uma proporção fracionária que permitirá a fácil (e simples) comparação de projetos.
- VPL (Valor Presente Líquido) – O VPL é um número-chave para decisão, pois ele traz à valor presente (VP) todas as receitas e despesas do projeto, segundo uma taxa. Permite que se compare projetos de durações diversas através do artifício do VP.
- TIR (Taxa Interna de Retorno) – Este cálculo permite a comparação de investimentos com receitas mostrando, em valor presente, qual a taxa de retorno. É de fácil comparação com outros investimentos. Por exemplo, um projeto que tenha a TIR inferior a 6% “perde” em termos de custo de oportunidade para a poupança comum.
- Conhecimento Técnico – É necessário adquirir novos conhecimentos técnicos para viabilizar o projeto? Qual a dimensão de investimento em treinamentos para cada um? A sugestão é trazer essa análise para o âmbito qualitativo através de uma escala simples como a de 1-5, sendo 1 a mais complexa e 5 a menos complexa.
- Nível de dependência de terceiros – A empresa possui competência para executar o projeto? Qual o nível de dependência de terceiros? Quantas empresas prestadoras de serviço são capazes de executá-lo? Sugere-se novamente uma escala qualitativa de 1-5, sendo 1 a menor dependência e 5 a maior.
A escolha dos critérios de seleção não é simples e deve ser feita em conjunto com as principais partes interessadas (stakeholders), de acordo com a estratégia da empresa. Não existe a melhor forma de medir, mas a mais adequada à cada empresa.
2. Ranking de Projetos
Tendo sido escolhido o conjunto de critérios pode-se, finalmente, pontuar os projetos. O modelo é simples e contém os critérios e a pontuação de cada um.
O projeto que obtiver a maior nota, e por isso mantivemos sempre a maior escala como representação de facilidades, será o projeto escolhido.
3. Balanceamento de recursos
É possível que a empresa possua condições financeiras para executar mais de um projeto. A relação é simples e deve ser definida através do balanceamento de recursos financeiros, também conhecida como conciliação financeira.
Se temos 600 mil disponíveis é preciso escolher a combinação de projetos que possuem a maior pontuação, balancear aos recursos financeiros e elegê-los.
Feito! A seleção de portfólio está completa, de forma clara, científica e todo racional da decisão está descrito no próprio processo de seleção. Agora é só executar!
Eli Rodrigues
