Como fazer um Plano de Projeto Básico

Recentemente comecei a trabalhar com áreas diferentes como: RH, financeiro, contabilidade etc e essas áreas têm “ações” ligadas aos objetivos estratégicos da empresa. Ocorre que nem sempre essas “ações” são simples, na verdade são pequenos (ou micro) projetos. Acompanhar pequenos projetos sem nenhum planejamento ou usando apenas um “Plano de Ação” não costuma dar resultados, pois não se tem visão de Tempo e Custos. Por isso, construí esse exemplo de Plano de Projetos Básico (resumido) para auxiliar.

O Plano do Projeto deve descrever para que o projeto existe, quais são as expectativas e como ele será executado. No âmbito das expectativas, se descreve o Termo de Abertura, que num modelo básico possui 3 itens:

• O que é o projeto – Define do que se trata o projeto, quem será seu gerente e quais as expectativas iniciais de Tempo e Custo. (Servirão para validação do plano, para saber se o projeto é viável ou não)
• Objetivo – Qual o objetivo principal do projeto? O que se espera alcançar com ele?
• Justificativa – Explicar o motivo pelo qual o projeto existe.
• Responsabilidades – Usar uma Tabela RACI para descrever as principais responsabilidades dos stakeholders (pessoas interessadas) do projeto.

Em seguida, deve-se descrever a chamada “tríplice restrição”, composta por: Escopo, Tempo e Custo.

• Escopo do Produto – Delimitar o que faz parte do produto, serviço ou resultado a ser gerado. É importante deixar claro tudo que o projeto irá executar, para evitar mal entendidos.
• Estrutura Analítica do Projeto – Ferramenta visual parecida com um organograma que descreve de forma sucinta as fases e entregas do projeto.
• Premissas e Restrições – Premissas são pressupostos, ou seja, o projeto só poderá ser executado se as premissas estiverem disponíveis. Ex: Não posso transportar o material pela estrada X, se a estrada X estiver bloqueada. Já as Restrições são itens que limitam o projeto. Ex: É obrigatório o uso do modelo de identidade visual do cliente.
• Custos e Aquisições – Listagem de todas as compras e demais custos diretamente relacionados ao projeto. Deve-se levantar os custos, para comparar com o orçamento inicial, definido no Termo de Abertura.
• Cronograma / Plano de Ação – Lista de atividades do projeto, definindo datas e responsáveis. A coluna FUP (Follow up) serve para inserir comentários com o acompanhamento periódico das atividades.

É isso, turma. O plano de projeto nem sempre precisa ser algo complicado, essa decisão depende do seu grau de complexidade. Para projetos pequenos é importante ser ágil, mas não deixar de registrar o planejamento, pois sem planejamento não há controle e sem controle não há resultado.

Faça aqui o download do template. Se desejar aprender mais sobre um plano de projeto completo, acesse o link.

Espero ter ajudado.

Eli Rodrigues