O que é Intranet?

A Intranet é uma “rede” de computadores, semelhante a Internet, de uso exclusivamente interno da empresa. Se incluir parceiros (clientes e fornecedores) passa a se chamar Extranet.

Para que serve a Intranet?

Ela agrega informações de interesse interno da empresa, pode ser utilizada como um repositório de arquivos e dados úteis para fazer negócios e para prezar o bem-estar de funcionários.

O departamento de Recursos Humanos, por exemplo, pode apresentar dados de folha de pagamento, horários, eventos, convênios, treinamentos online etc. O departamento de TI pode expor seus procedimentos, softwares homologados, help desk etc. O Financeiro pode disponibilizar modelos de documentos (templates) para solicitações de viagem, reembolso etc. A área comercial pode guardar modelos de apresentação, orçamentos e contrato.

A Intranet deve ser montada para cada empresa, de acordo com suas necessidades específicas, conforme as informações sejam mais importantes. Às vezes será necessário montar sistemas de apoio ou fazer integrações para centralizar a informação num único site.

O que colocar na Intranet?

Abaixo apresento um modelo de Intranet que desenvolvi e que acredito atender aos interesses básicos da maioria das empresas:

A estruturação foi feita em:

• Pessoas – Todos os assuntos de interesse dos funcionários, como: currículo, horas trabalhadas, benefícios, convênios etc.
• Dia-a-dia – Ferramentas utilizadas no dia-a-dia, como: status de projetos, listas de equipamentos e ramais, mural etc.
• Empresa – Informações relevantes sobre a empresa , como: apresentação, modelos de documentos, clipping etc.
• Especiais – Subsistemas acoplados à intranet, como: Coleta de oportunidades de negócio, fale como CEO etc.

Como implementar a Intranet?

Depende do porte da empresa, já participei de projetos de intranet com vários programadores, designers e jornalistas. Se optar por subcontratar uma empresa desenvolvedora de software, não esqueça de definir bem o escopo do trabalho e a interatividade esperada, isto irá aumentar bastante as chances de sucesso do projeto.

Entretanto, existem soluções gratuitas de ótima qualidade e que permitem a gestão completa de conteúdo da empresa. Dentre elas pode-se destacar WordPress, Joomla e Yammer.

WordPress

Extremamente popular no mundo dos blogs, o WordPress é essencialmente uma ferramenta para Publicação de conteúdo. Ele permite a criação de estruturas complexas de informações, com categorias, menus, páginas, buscas, contadores e uma infinidade de plugins. O site que você está acessando agora foi feito em WordPress, assim como outros milhões mundo afora.

O WordPress pode ser aplicado para construir intranets que postem muitas informações, mas que não necessitem de tanta interação com os funcionários, visto que apenas os “redatores” do site podem postar. Dá um aspecto mais sério à Intranet e permite que se adicionem, por exemplo, documentos da área de Qualidade, Financeiro etc.

Ele pode ser baixado gratuitamente e pode ser configurado nos servidores da empresa, aumentando a segurança sobre as informações postadas.

Joomla

O Joomla é um dos pioneiros na Gestão de Conteúdo (em inglês, Content Management System – CMS). Permite a criação de sites bastante customizados e também possui uma infinidade de plugins.

Sua manipulação, no entanto, não é tão simples e requer a ajuda de um especialista para prepará-lo. É gratuito e pode ser instalado nos servidores da empresa.

Yammer

O Yammer é uma solução adquirida pela Microsoft que monta exclusivamente redes de colaboração (Intranet e Extranets). Ele é muito fácil de usar, tem a aparência similar ao Facebook. Qualquer pessoa pode postar na rede, criar grupos, enviar arquivos etc.

Ele funciona gratuitamente para infinitos usuários, com uma restrição: As ferramentas de administração só estão disponíveis na opção paga. Sua grande diferença em relação aos demais é que, por se tratar de um serviço (pago) na nuvem, não se pode baixar e nem modificar as configurações. Já a vantagem é que se monta uma Intranet completamente funcional em 5 minutos, sem precisar fazer nenhuma configuração avançada.

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Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues