Como gerenciar um projeto
Nos cursos básicos de Gerenciamento de Projetos abordam-se conceitos, definições, áreas de conhecimento do PMBOK, cases e monte de templates, mas às vezes a essência da gestão não é captada. O tempo é curto, as pessoas se dispersam, faltam experiências prévias e o fato é que algumas pessoas acabam saindo do curso sem saber por onde começar.
A essência da gestão de projetos é muito simples: Planejar as ações para alcançar um objetivo, executar as ações planejadas, monitorar para ver se está alcançando o objetivo e controlar, tomando ações corretiva se o trabalho sair dos trilhos.
O intuito deste post é apresentar os primeiros passos para gerenciar um projeto, ou seja, as lições essenciais que se deve conhecer para realmente gerenciar algo.
A Visão do Todo
O primeiro passo é entender que TUDO que acontece, desde a “ideia inicial” até o dia da entrega das “chaves” faz parte do projeto. O gerente de projetos é um integrador, responsável por observar cada detalhe e garantir que todas as tarefas sejam cumpridas.
Isso inclui toda documentação, autorizações, processos internos e externos, recursos financeiros e também as pessoas, mesmo que pertençam a outros departamentos ou empresas.
Para que o projeto dê certo, o gerente de projetos deve investir boa parte do seu tempo no processo de Planejamento, garantindo que todo o trabalho tenha sido mapeado, quanto melhor o planejamento mais efetivo será seu trabalho.
Quando o projeto começa é preciso dar ciência aos stakeholders, explicitar suas responsabilidades e obter seu comprometimento. É o que chamamos de iniciação.
Planejamento
Um trabalho só pode ser considerado um projeto se tiver planejamento, mas isso não implica em planos complexos com dezenas de páginas. O planejamento deve mostrar, essencialmente, todas as atividades a serem executadas, independente de quem irá realizá-las.
A primeira etapa do planejamento é a identificação dos stakeholders (pessoas envolvidas direta ou indiretamente com o projeto). Eles ditarão o que esperam do projeto e é por causa deles que o projeto existe.
Em seguida, deve-se definir o escopo. Delimitando o que fará parte do projeto e também o que não fará. Para isso, a ferramenta mais básica a utilizar é a Estrutura Analítica do Projeto, a EAP. Nela o gerente de projetos deve mapear todas as entregas que realizará, internas ou externas.
Tendo sido definido o Escopo, deve-se aprová-lo com os stakeholders, evitando assim que haja mal entendimentos sobre o que será realizado. O passo seguinte é a construção do cronograma, é ele que irá mostrar quais atividades são necessárias para preparar as entregas, quem irá realizá-las e quando.
Um cronograma nada mais é que um plano de ação com dependências entre as atividades, ou seja, ele deve mostrar claramente que se uma atividade demorar demais as próximas serão impactadas e o projeto sofrerá atrasos.
As demais áreas como: custos, qualidade, aquisições, riscos, recursos humanos e comunicações são derivadas dessas e são opcionais, de acordo com o contexto de cada projeto (Para mais detalhes, consulte o Guia para o Planejamento de Projetos).
Execução
Neste período as atividades do projeto são realizadas. Enquanto a equipe executa as atividades, o gerente de projetos deve orientar, resolver conflitos, fazer negociações, buscar recursos e checar, constantemente, a viabilidade do planejamento.
Monitoramento e Controle
Monitorar é observar se “está tudo caminhando conforme o planejado”, principalmente as entregas e Controlar é tomar ações para corrigir (ou prevenir) o curso do projeto.
O projeto está entregando o que foi combinado? Os stakeholders estão satisfeitos com as entregas?
Para cada área de conhecimento, o gerente de projetos deve ter parâmetros para comparar o planejado versus o realizado. Isso dá ao monitoramento o “jeitão” de checklist, na analogia de que devem-se observar se todos os itens estão sendo cumpridos a contento.
Ao monitorar as entregas, prazos e a satisfação dos stakeholders, é comum o gerente de projetos notar que algo deu errado, para isso deve executar ações corretivas (controle). Pode ser também que nada tenha dado errado, mas que tudo indique que dará, neste caso serão realizadas ações preventivas.
O básico é estabelecer modelos de controle para cada área para facilitar o trabalho de monitoramento. Particularmente, uso a EAP como checklist das entregas, o cronograma para controlar o tempo e reuniões de feedback com os stakeholders para coletar suas expectativas. (Mais detalhes no Guia para o Monitoramento de Projetos)
Encerramento
Se todo trabalho foi entregue conforme o escopo, no tempo certo e se as expectativas dos stakeholders foram alcançadas, o projeto foi um sucesso e pode ser encerrado. Claro que um projeto também pode ser encerrado por fracasso ou cancelamento, mas sobre este caso falaremos em outro artigo.
É importante que o gerente de projetos obtenha o “Termo de encerramento/ aceite“, pois servirá como prova de que o trabalho foi realmente concluído.
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Espero ter ajudado,
Eli Rodrigues
Leia também:
Excelente artigo Eli, realmente os cursos básicos de GP e os preparatórios para a certificação nunca apresentam um resumo satisfatório do que é essencialmente gerenciar um projecto.
Boa didáctica
Parabéns, Eli, muito bom. Vou indicar para outras pessoas.
Obrigado pela concisão e compartilhamento. Um forte abraço!
Eli parabéns excelente seu trabalho tenho certeza que irá contribuir muito para que eu possa atingir meu objetivo. Beijo grande
Eli,
tenho uma dúvida, minha prima quer investir na empresa em que o irmão dela trabalha, juntamente com o próprio, cada um daria 50% de um valor, porém, ela não entraria como sócia, apenas o irmão, ela iria contribuir, mas ele seria o sócio oficialmente. Então, pensaram em fazer um contrato entre eles, estipulando quanto seria para cada um deles, em cima do quanto o irmão fosse receber com a participação na empresa.
Isso seria possível?
Como ela poderia resolver essa situação?
Abraços.
Claryssa,
O contrato social é o instrumento que formaliza a constituição de uma empresa, bem como a divisão das cotas e direitos de administração. Por que não formalizar usando o instrumento correto?
Eli
Eli, boa tarde!
Acho que não expliquei direito. Meu primo é funcionário de uma empresa, que já tem 3 sócios, e ele está interessado em investir nessa empresa e entrar como sócio, também. Porém, ele não tem todo o capital sugerido pelo sócio majoritário para poder entrar na empresa, então, conversou com minha prima, que gostou da ideia de investir e ofereceu entrar com a metade do capital que ele precisa.
Porém, meu primo acredita que os sócios não iriam concordar em ter minha prima compondo a sociedade, então entraria apenas o nome do meu primo no contrato social.
Mas como minha prima poderia se beneficiar do investimento que também fez, sem ter seu nome na empresa?
Qual instrumento legal poderia ser utilizado entre ela e o irmão, esclarecendo que os lucros e benefícios advindos dessa sociedade, teriam que ser repartidos entre os dois, de forma igual?
Se é que existe essa possibilidade.
Olá,
Acredito que o mais adequado nesse caso seria um contrato de empréstimo então. Sua prima empresta o dinheiro e recebe o pagamento + juros, que podem ser atrelados aos ganhos dele.
Eli