5 características de um cronograma realmente eficaz

Este post faz parte da Série – Como fazer um Cronograma

—

O tempo

Embora o tempo seja um conceito criado pelo Homem, afinal não temos certeza de quando e como foi, de fato, o início do Universo. Estamos tão habituados a ele que tomamos como verdade absoluta os calendários e relógios que usamos, sem nos darmos conta que são cíclicos e com isso, infinitos.

Nossa ligação com a contagem do tempo é tão intrínseca que viramos noites, entramos em conflitos e é até possível que tenhamos problemas emocionais como estresse e ansiedade, por causa de uma data de projeto. Mas a certeza permanece, a única coisa finita no tempo somos nós mesmos.

Como ainda não será nesse artigo que mudaremos os conceitos da humanidade e as leis do universo, vamos ao conceito de Cronograma.

Cronograma

Cronograma é uma palavra composta por duas partes: Cronos + Grama. A primeira vem do grego khronos, que significa tempo. Na mitologia, Kronos era um dos titãs, pai de Zeus, o mais importante dos deuses gregos. Ele próprio foi criado a partir do pulsar do universo, uma “coisa” sem forma que pairava sobre o nada, uma alusão direta ao infinito, que é o tempo. Já a segunda parte, grama significa “alguma coisa escrita ou desenhada”. Trocando em miúdos, cronograma significa desenhar o tempo.

Como se sabe, desde sempre o tempo foi contado através das estações do ano. São esses sinais dos tempos que fazem os animais migrarem no inverno, no verão, na cheia e na seca.

O mesmo conhecimento passou a ser usado pela humanidade principalmente com o advento da agricultura, pois era preciso ter medidas mais exatas do tempo para saber quando plantar e quando colher. Nessa época nasceu a astronomia e as constelações passaram a ser usadas para acompanhar as fases do ano, certamente um método mais eficiente que contar luas, outra medida também utilizada no passado.

Muito depois da elaboração do calendário gregoriano, em 1917, um engenheiro chamado Henry Gantt criou um método para distribuir etapas de um projeto graficamente e nasceu o famoso “Gráfico de Gantt”. Nele, as atividades são posicionadas verticalmente conforme sua sequência e o tempo é demonstrado pelo eixo horizontal, ou seja, as atividades mais largas levam mais tempo e as mais abaixo são as últimas a serem realizadas. Apesar de muito simples, o gráfico de Gantt possibilitou a organização de grandes projetos, como o faz até os dias atuais.

O Método do Diagrama de Precedência (MDP) possibilitou a análise do Caminho Crítico do projeto, que corresponde a sequência mais longa de atividades. Não é difícil deduzir que qualquer atraso nas atividades do caminho crítico tem impacto direto no prazo final e que, por isso, ele deve ser protegido como a pedra angular de todo o projeto.

Características do Cronograma Eficaz

O início do artigo falando de filosofia, pois é preciso uma boa dose de percepção da realidade para fazer um bom cronograma.

Há muitas falácias a serem observadas para evitar que os prazos deixem de ser cumpridos, como: acreditar que as médias do passado funcionarão no projeto atual, que as pessoas trabalharão sempre no mesmo ritmo, que não haverá absenteísmo, que os materiais serão entregues conforme acordado, que adicionar folgas aos prazos evitará atrasos e principalmente, que não nenhuma mudança será solicitada ao projeto original.

Para trazer à tona formas de mitigar esses problemas didaticamente, foram eleitas cinco características que devemos observar sempre que montamos um novo cronograma:

1. Usa técnicas de estimativas contextuais
Cada projeto é único e por isso, os tempos utilizados nos projetos passados jamais se repetirão exatamente iguais.Por exemplo: No empreendimento anterior, levou-se x horas por metro quadrado. Ele ocorreu numa região de fácil acesso geográfico e a equipe de trabalho estava habituada àquele tipo de construção. No novo empreendimento, é preciso usar balsas para transportar os materiais, há apenas um fornecedor capaz de entregar a areia e a equipe, contratada localmente, tem um alto índice de pessoas inexperientes. Qual a probabilidade de haver variação de prazo?

Deve-se, portanto, ajustar cuidadosamente os tempos considerando as variáveis sensíveis a cada contexto. Para isso, elegem-se “fatores de ajuste”, que são categorias de situações tipicamente mutáveis nos projetos em que a empresa atua. Pode-se tomar como base: geografia, mão-de-obra, logística, fornecedores, materiais específicos, grau de customização do empreendimento etc.

2. Usa os relacionamentos lógicos corretamente
Os relacionamentos lógicos são utilizados para determinar qual o tipo de dependência utilizado entre cada uma das atividades do projeto. Eles são quatro no total:

• Término-início (TI) – Uma atividade termina e a próxima começa;
•  Início-início (II) – Duas atividades começam juntas;
• Término-término (TT) – Duas atividades terminam juntas;
• Início-término (IT) – Uma atividade começa numa data fixa e todas as outras devem terminar antes dela começar.

Este último tipo é o mais polêmico entre os estudantes de gestão de projetos, mas nele reside o grande segredo para montagem de cronogramas com datas fixas e grande número de dependências, características típicas dos empreendimentos de engenharia civil.

Ora, se uma obra levará 500 dias e, para que termine na data, precisa começar impreterivelmente em 10 de março. Não é mais muito mais lógico que as atividades de contratação de mão-de-obra e aquisição de materiais sejam subordinadas a esta data? É o que chamamos popularmente de planejar “de trás pra frente”.

Usando este tipo de relacionamento lógico nos pontos de início fixo, o gestor consegue perceber com quantos dias de antecedência deve atuar nas atividades predecessoras e, com isso, terá uma visão clara do potencial impacto de atrasos no projeto.

Deve-se, portanto, utilizar os relacionamentos lógicos da forma mais conveniente ao acompanhamento de cada projeto.

3. Paralelismo e Compressão
Já sabemos que o caminho crítico é o caminho mais longo de tarefas concatenadas, mas os cronogramas não são estanques à sequência de atividades. É possível paralelizar atividades do caminho crítico, ainda que isso gere retrabalho.

Somos condicionados a pensar de forma sequencial e a evitar, a todo custo, adiantar atividades que dependem de outras anteriores. No entanto, muitas vezes paralelizar é a única forma de alcançar o prazo.

Por exemplo: Se a empresa pretender construir um estande numa feira, com paredes móveis a serem adesivadas. E, por algum motivo qualquer, a montagem da estrutura é demorada demais para que se aguarde sua finalização. Pode-se, ao risco de retrabalho, iniciar a adesivagem ainda com as paredes no chão. Isso aumenta a eficiência do projeto, embora possa gerar retrabalho.

Outro mecanismo bastante utilizado é a Compressão, que se refere à adição de recursos (geralmente humanos) para encurtar o tempo de uma atividade. Sabe-se tacitamente que nem sempre é possível obter real eficiência adicionando pessoas e que, certas vezes, elas até atrapalham. Essa decisão, no entanto, deve ser avaliada no contexto de cada projeto. Deve-se, portanto, ter em mente que há formas de acelerar o desenvolvimento das atividades do caminho crítico, com vantagens e desvantagens em cada caso.

4. Corrente crítica
De forma simplista, a corrente crítica pode ser entendida como a alocação de folgas (ou buffers) em pontos estratégicos do projeto, como finais de etapas ou entregas.O que está por trás do conceito do posicionamento das folgas é muito mais relacionado à natureza humana do que se pode imaginar.

O ser humano costuma repetir dois comportamentos peculiares quando se trata de datas: a Lei de Parkinson e a Síndrome do Estudante.A Lei de Parkinson diz que o esforço se enquadra no tempo disponível. Ou seja, se dermos 5 dias para alguém fazer uma atividade, ela levará, no mínimo os 5 dias.

Ainda que perguntemos às pessoas o tempo necessário para realizar algo, por padrão, responderão um prazo que comporte todas as variáveis que podem impactar sua entrega, sendo não apenas pessimistas no prazo, mas também consumindo todo o tempo combinado.

Isso ocorre devido a Síndrome do Estudante, comportamento comum que nos faz deixar para última hora a realização das tarefas que nos são atribuídas. Esta síndrome facilita que não cumpramos as atividades com antecedência, concretizando o atraso.

Deve-se, portanto, ter em mente essas duas heurísticas e criar mecanismos para evitar que os recursos humanos estimem prazos “gordurosos”. Apenas assim conseguiremos ter um controle à parte das folgas nos projetos.

5. É monitorado sistematicamente
De todas as características de um cronograma eficaz, a principal é o monitoramento.Monitorar é verificar periodicamente se algo que fora planejado está sendo cumprido dentro dos parâmetros especificados. No caso do cronograma, refere-se às datas de conclusão das atividades, as folgas, atrasos e aos recursos necessários.

O monitoramento sempre aparece junto de seu “irmão gêmeo”, o Controle. Controlar é tomar ações preventivas e corretivas para manter o trabalho dentro do planejado.Que se saiba, portanto, que mais importante que fazer planos é cumpri-los.

Eli Rodrigues

Artigo publicado na Revista Engeworld – Ano 2. número 21. Set 2014.