Como priorizar atividades em 7 etapas

O grande vilão da atividade de gestão é o TEMPO. Gerir o tempo é uma grande dificuldade, pois precisamos constantemente lutar entre o que QUEREMOS e o que PRECISAMOS fazer. Além disso, temos interrupções. O que é prioridade para nós, geralmente não é prioridade para nossas equipes e vice-versa.

Isto também se aplica a vida pessoal, temos tanta coisa para fazer!! É difícil escolher que tarefas dar mais atenção e quando. E como se não bastasse tudo isso, às vezes, as atividades dependem umas das outras, o que nos deixa completamente “travados”.

Para resolver esse problema, compartilho um processo de priorização de tarefas que tenho utilizado há muitos anos. É bem mais fácil tomar decisões quando temos a prioridade das coisas claramente definida.

Passo 1 – Listar as atividades

Inicie o Plano de Ação, colocando numa planilha TUDO que você precisa e deseja fazer, sem distinção. Faça apenas isso como primeiro passo, conforme o exemplo abaixo.

Passo 2 – Identifique a linha de predecessão

Identifique se há atividades que dependem umas das outras. Isso é importante, pois se dependerem você não poderá tomar nenhuma ação agora e vai perder tempo.

Você deve utilizar os números das atividades, apresentados no modelo pelo símbolo #.

Leia também: 3 dicas para fazer um bom plano de ação

Passo 3 – Identifique o Custo 

Quanto tempo você precisará despender para realizar a tarefa? Pouco tempo ou muito tempo? Aqui utilize uma medida qualitativa que vai de 1 a 5, ou seja, pouquíssimo tempo e muitíssimo tempo.

Leia também: Técnica para priorização de projetos e produtos

Passo 4 – Identifique o Benefício

Essa tarefa vai te trazer muito ou pouco retorno? Isso você pode avaliar em termos de tempo, dinheiro, visibilidade etc. No modelo, utilizou-se uma medida qualitativa de 1 a 5, sendo 1 equivalente a muitíssimo retorno e 5 a pouquíssimo retorno.

Foi feito dessa forma para facilitar o cálculo, deste modo, a tarefa com o menor número será a mais prioritária, você verá a seguir.

Passo 5 – Calcule o Benefício-Custo

Aqui o Excel vai te ajudar a calcular o quanto vale a pena fazer cada tarefa. É uma proporção simples em que você divide o Benefício pelo Custo. Veja abaixo:

Leia também: Como fazer TUDO no Excel

Passo 6 – Calcule a Prioridade

Se a atividade não depender de nenhuma outra, sua relação benefício-custo é sua prioridade. Mas, se depender, multiplique o benefício-custo dela pelo de sua predecessora (atividade da qual ela depende para ser executada).

Não se preocupe com as fórmulas, basta copiar e colar! Mas, se você for do tipo detalhista e quiser entendê-la, leia a explicação no final do post.

Obs: É claro que usando esse cálculo, às vezes, tarefas podem aparecer à frente de suas predecessoras. As outras opções seriam a) multiplicar as atividades com predecessoras por uma constante ou b) multiplicar o benefício-custo pelo número da predecessora, mas isso priorizaria tarefas que estivessem no início da lista. Se você tiver outra sugestão de cálculo, fique a vontade para me enviar.

Passo 7 – Delegue ou aja!

Reordene a planilha para descobrir o que é mais importante, pode decidir o que você mesmo vai fazer e o que delegará para outras pessoas, conforme nos ensina o livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” (saiba mais sobre o conceito aqui).

Independente de quem seja o executor da tarefa, é importante que você estabeleça um Plano de Ação, com responsável, data e FUP. Conforme você terminar as tarefas, apague da lista (ou guarde em outro lugar se preferir) ou ela irá interferir na prioridade das demais.

O FUP vem do inglês “Follow-up”, em português, “Acompanhamento”. Nele você pode escrever seus comentários sobre o andamento das tarefas, de modo a manter um histórico de tudo que foi realizado até sua conclusão. É fundamental para responder a indagações quando alguém do escalão superior quiser saber todo o histórico.

É isso, com essa planilha de priorização de atividades tenho certeza que seu tempo será melhor gerido e seus resultados serão maiores.

Baixe a planilha aqui.

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues

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P.S: Para quem quiser saber sobre a fórmula que utilizei para calcular a prioridade no Excel, segue a explicação:

SE(D5>0;G5*(ÍNDICE($B$4:$G$24;D5+1;6));G5)

A função SE avalia se há predecessora na atividade. Se for maior que 0, há predecessora, se não for, ele repete a proporção do Benefício-Custo.

A função ÍNDICE vai buscar a proporção Benefício-Custo lá na atividade predecessora, permitindo que o benefício-custo das duas tarefas sejam multiplicados. Usei D5+1, pois a matriz considera o título como primeira linha, deste modo, a linha 17 só será acessada se eu considerar 17+1, sendo 1 da linha título.

Os cifrões ($) fixam a matriz, se você precisar utilizar para mais de 20 atividades não esqueça de aumentar o tamanho da matriz.

O resto é só matemática!

Links de apoio:

• Como fazer TUDO no excel
• Função ÍNDICE
• Como fazer um Plano de Ação
• Como fazer um Plano de Ação Online
• Como selecionar projetos para o portfólio