Benefícios do gerenciamento de projetos

O Gerenciamento de Projetos

Um tema em voga no momento, mas diferente do que se pensa não se trata apenas de mais um modismo. Projetos existem há muitos anos e, embora não se tenha um registro exato do primeiro projeto, pode-se elencar com segurança quais foram os mais marcantes da história.

A construção das Pirâmides de Quéops, as explorações navais dos portugueses, as guerras napoleônicas, a visita do homem à Lua foram projetos. Mais recentemente, a construção da Torre Eiffel, do Cristo Redentor, do Eurotúnel, do Maracanã, a descoberta da teoria evolucionista de Darwin, da teoria da relatividade e muitos outros exemplos.

Então, afinal o que é um projeto?

“Projeto é todo esforço temporário que gera um produto, serviço ou resultado único” (PMBOK)

Com essa definição pode-se concluir que, para definir o que é ou não um projeto, observam-se duas definições:

• Temporalidade – Tem inicio, meio e fim. Isto significa que existe um prazo para terminá-lo, logo, um projeto não pode ser “eterno”.
• Unicidade – Acontece uma única vez. Mesmo que um projeto seja parecido com outro sempre há alguma diferença, sejam as pessoas que participam, as regras, as técnicas etc. Tudo que acontece periodicamente é uma rotina e não um projeto.

Quando utilizar o gerenciamento de projetos?

É simples, sempre que um trabalho, seja ele pessoal ou profissional, for único e temporal, vale a pena utilizar as técnicas. Pense nos seguintes exemplos:

Todo mês você paga suas contas (espero rs) e é muito raro que elas variem tanto, pois sendo você uma pessoa normal, com hábitos sempre parecidos, suas despesas também serão previsíveis. Por isso, um planejamento mensal de despesas, acompanhado semanalmente, costuma ser suficiente para gerenciar despesas pessoais. Isto não requer técnicas de gerenciamento de projetos, pois trata-se de uma rotina.

Agora pense numa viagem feita em caráter de urgência, você pega algumas roupas, sai correndo de casa e leva apenas um cartão de crédito na sua carteira. Tão logo chega ao aeroporto, você se vê consumindo cafés da manhã caríssimos, pegando taxis com preços inflacionados e fazendo telefonemas interurbanos. Você vai gastar muito mais do que realmente precisaria e, provavelmente, vai se atrapalhar um bocado, certo? Pois é, isso é um projeto.

Os projetos requerem um maior planejamento, pois tem prazo para acontecer e porque acontecem uma única vez.

Como planejar um projeto?

Ao planejar um projeto deve-se responder as perguntas-chave de qualquer plano de ação bem elaborado, mais algumas que lhe apresentarei abaixo, com suas respectivas áreas de conhecimento (nome que se dá a cada aspecto a ser planejado num projeto):

1. Escopo – O QUE vai ser feito e COMO vai ser feito?
2. Tempo – Em QUANTO TEMPO deve ser concluído?
3. Custo – Quando vai CUSTAR?
4. Qualidade – Existem requisitos mínimos de qualidade a cumprir?
5. Recursos Humanos – QUEM vai fazer?
6. Stakeholders (Partes interessadas) – QUEM se interessa pelo resultado do projeto? Quais são suas EXPECTATIVAS?
7. Comunicação – Como, quando e para quem devo COMUNICAR o andamento do projeto?
8. Riscos – O que pode dar CERTO ou ERRADO?
9. Aquisições – Há algum produto ou serviço a ser comprado?
10. Integração – Como integrar esse monte de coisas? 🙂

Você não é obrigado a usar todas as áreas, ao contrário, deve avaliar em cada projeto quais áreas utilizará, ciente de que sempre que deixar de planejar alguma aspecto pode acabar perdendo o controle sobre ele.

Em que se pode aplicar o gerenciamento de projetos ?

As técnicas de gerenciamento de projetos podem ser aplicadas qualquer área, de pesquisa clínica à habitação social, da transformação de negócios à construção civil, da exploração do petróleo ao desenvolvimento de um produto.

Não há realmente nenhum campo onde Gerenciamento de Projetos não seja aplicável, em todas as áreas os benefícios são sentidos, seja na vida pessoal ou na construção de uma estação espacial.

Os benefícios do Gerenciamento de Projetos

De cara você já deve ter percebido alguns, afinal, agora você tem “total controle” sobre as coisas que podem acontecer no seu projeto, mas vou elencar seus principais benefícios.

• Um roteiro único para execução – Todos sabem O QUE deve ser feito e COMO. Além de garantir o alinhamento da equipe, isso reduz a quantidade de discussões (achismos) e aumenta a probabilidade do projeto ser entregue com sucesso.
• Cumprimento de prazos – Não há como garantir que um projeto terminará no prazo, pois ao longo de sua execução acontecem mudanças, situações inesperadas e incontroláveis. No entanto, o gerenciamento de projetos oferece ferramentas para antever, minimizar e evitar atrasos ou, no pior dos casos, avisar com bastante antecedência que um prazo não será cumprido ou que o custo será “estourado”.
• Flexibilidade – O projeto pode ser alterado a qualquer momento, essa é uma das maiores certezas que um gerente de projetos carrega consigo, mas, ao alterar um projeto, deve-se avaliar e discutir sobre seus efeitos colaterais (impactos) e se a alteração é condizente com o objetivo do projeto. O gerenciamento de projetos oferece ferramentas para CONTROLAR MUDANÇAS de forma segura, evitando que um simples “pedido do cliente” acabe gerando um caos irreversível.
• Controle sobre retorno dos investimentos (ROI) – Sabendo quanto custa cada etapa do projeto é possível controlar sua lucratividade e, com isso, evitar despesas desnecessárias, negociar preços com fornecedores, antecipar receitas e postergar despesas. A empresa passa a ter mais segurança sobre a lucratividade de cada projeto e, por consequência, do retorno sobre seus investimentos.
• Melhora a percepção de valor do cliente – Quando se gerencia as expectativas dos clientes, analisando seus desejos (implícitos e explícitos) sua “percepção de valor” aumenta, pois se sente mais prestigiado. É como comparar o atendimento de uma lanchonete “de esquina” com o McDonalds, neste segundo você sabe como vai ser atendido, o que vai receber e em quanto tempo, além de ter certeza de que, se algo der errado, haverá alguém para resolver o problema.
• Antecipa problemas – Como você já levantou o que pode dar errado no projeto (riscos), fica fácil tomar ações para evitar que problemas aconteçam. Isso aumenta a eficiência da empresa, permitindo que faça mais e mais projetos ou, pelo menos, projetos com maior qualidade.
• Comunicação fluida – Um cliente que tem informações sobre o andamento do projeto e que tem suas ideias e necessidades ouvidas e analisadas, sente-se mais satisfeito, mesmo que o projeto dê errado no final.

Um último comentário…

Para ser bem-sucedido, um projeto precisa de apoio organizacional. É preciso recursos (humanos, materiais e financeiros) para executar as tarefas; suporte na decisão das melhores táticas de contorno para conter atrasos e problemas; processos que apoiem a equipe técnica, compras, finanças etc. É preciso também que os clientes sejam conscientizados sobre os benefícios, instruídos sobre os impactos de suas decisões antes de implementá-las e principalmente, que a alta administração suporte a equipe com priorização,  tomada de decisão e resolução de conflitos.

Com isso, quero dizer que um gerente de projetos sozinho não é capaz de garantir o sucesso do projeto, mesmo que fosse o superman. O que ele pode é aumentar a probabilidade de sucesso usando as técnicas de gestão citadas, mas ainda assim pode existir falhas, atrasos e custos não-previstos.

Portanto, o projeto de sucesso não é aquele que, necessariamente acontece conforme o plano original, mas aquele que conseguiu se adaptar à realidade sem abandonar o cumprimento das expectativas dos stakeholders e, para isso, é preciso muita comunicação e negociação.

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues