Como fazer uma análise de causa e efeito usando o diagrama de Ishikawa

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Existem muitas ferramentas para um gestor avaliar a relação de causa e efeito de um fenômeno qualquer. Posso citar como exemplo: alteração no faturamento, na produtividade, lucratividade, despesas, conflitos na equipe, dificuldades para entregar projetos etc.

Hoje vou falar sobre o Diagrama de Ishikawa como forma de análise de causa e efeito e utilizarei o exemplo de uma empresa com dificuldades de entregar seus projetos como base.

O diagrama de Ishikawa

É um diagrama criado por um engenheiro japonês homônimo e serve para mapear visualmente as causas de um “efeito” ou problema. Sua aparência lhe concedeu também o nome de Espinha de Peixe.

Seu objetivo é identificar as causas de um problema (efeito) e, para isso, utilizam-se os “6 Ms” como guia, são eles:

• Método – Quanto a forma de trabalho influenciou o problema?
• Máquina – Houve problemas com máquinas e equipamentos em geral?
• Medida – Será que as métricas que usamos para medir o trabalho estão adequadas? Cabem aqui também as metas que foram postas.
• Meio ambiente – Houve alguma influência do meio ambiente na ocorrência do problema?
• Material – Será que o material utilizado pode ter influenciado o trabalho? Tinha boa qualidade? Foi proveniente de um fornecedor homologado?
• Mão-de-obra – Registra-se aqui se houve dificuldades por parte das pessoas (mão-de-obra), se falta treinamento, se a atitude está adequada, se houve falta de experiência etc.

Para cada causa pode haver também uma subcausa e assim por diante, enquanto fizer sentido aprofundar a análise.

Exemplo de Ishikawa para a área de gerenciamento de projetos

Para montar esse exemplo, me baseei numa empresa com “Dificuldades para entregar seus projetos no prazo”. Para identificar as causas, me baseei no livro “21 erros clássicos da gestão de projetos”, que apresenta um apanhado de lições aprendidas na área de projetos.

Para montar o diagrama, usei a ferramenta Smartgraph do Powerpoint, o que modificou um pouco seu formato, mas que ainda serve como padrão visual (exceto para os mais radicais rs).

Nessa empresa fictícia, “os projetos não são entregues no prazo” por diversos motivos, que envolvem desde computadores lentos até dificuldades de comunicação entre departamentos… mas isso só acontece no mundo da fantasia, não é? rs

Se fossemos avaliar mais a fundo, descobriríamos que “os projetos não são planejados” por diversos motivos como: o processo é muito pesado, as ferramentas de gestão são antiquadas, os gerentes tem trabalho demais para fazer e, como sempre há, o fator humano… o povo não está afim de fazer mesmo.

Da mesma forma, se analisássemos porque existe “muita resistência das áreas de apoio”, provavelmente descobriríamos que as metas e processos dos departamentos não estão alinhados e que cada um funciona trabalha no seu próprio “feudo”, sem se preocupar com o resultado geral da empresa.

Por fim, se analisarmos porque “a área comercial não se preocupa com a entrega”, veremos que isso pode ocorrer por três motivos: (I) a área comercial tem metas apenas de vendas e não de entregas; (II) os vendedores não entendem de projetos e não possuem catálogos ou guias explicativos para lhes ajudar e ainda, (III) os vendedores não têm visibilidade sobre a alocação de recursos, portanto, não sabem se será ou não possível atender ao projeto, em outras palavras,”prometem” prazos que “acham” ser possíveis cumprir.

Conclusões

O diagrama de Ishikawa pode ser aplicado a qualquer área de trabalho, desde a gestão estratégica até o trabalho de um estagiário, tudo é uma questão de aplicação da ferramenta.

Na área de projetos, há vários livros e benchmarkings que apontam causas comuns de problemas, cabendo a cada empresa avaliar seu próprio cenário e aplicar soluções já existentes para otimizá-los.

Se tiver dúvidas na hora de analisar um problema, identificar suas causas e propor planos de ação com as soluções, procure uma consultoria para lhe ajudar.

Já encontrei muitas empresas perdendo milhões de reais com atrasos, erros e falta de organização, simplesmente para economizar dinheiro com consultoria. Será que postergar a resolução de um problema é realmente a forma mais coerente de trabalhar? Fica a reflexão.

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Eli Rodrigues