Alguns documentos são “vivos” e quando a quantidade de alterações é grande fica difícil saber exatamente em que versão as informações foram feitas.

Existem diversas ferramentas que fazem controle de versão automático como CVS, Subversion, SourceSafe etc, mas todas elas exigem que o autor do documento escreva comentários explicando o que foi alterado.

Ao manter um documento, seja ele um plano de projeto, de trabalho ou de ação, é essencial comentar as alterações para que se tenha rastro de quem alterou, quando e o que foi alterado. Sem isso, depois de um certo tempo, perde-se o controle do documento.

Histórico de Mudanças

Para solucionar esse problema, ainda que você não tenha um sistema de controle de versão, pode-se adotar a tabela de Histórico de Mudanças, conforme o exemplo abaixo.

Nela você deve descrever a versão, a data, o autor e as mudanças realizadas, de modo que qualquer outra pessoa que leia o documento saiba todo o histórico das mudanças ao longo de sua composição.

Versionando o documento

Cada empresa costuma criar suas próprias regras de versionamento, então sigamos pela prática mais comum:

• Versões de primeiro nível (1.0, 2.0, 3.0 etc) são utilizadas para documentos aprovados pela alta direção, cliente ou alguém que tenha autoridade formal para isso.
• Versões de segundo nível (1.1, 1.2, 1.3 etc) são utilizadas para alterações de maior porte, que alteram a estrutura ou a composição do documento.
• Versões de terceiro nível (1.1.1, 1.1.2., 1.1.3), embora sejam menos comuns, são utilizadas para pequenos ajustes que não alteram a composição do documento.

O correto é definir uma política de versionamento para que todos façam da mesma forma.

Controle de versão manual

Se a empresa não possui um controle de versão automático, como os citados, vale a pena “Salvar como” e alterar no nome do próprio documento a sua versão. Ficaria mais ou menos assim:

Cliente – Plano de projeto – v 1.0

ou

Plano de Projeto – Cliente – v 1.0

Ao escolher um padrão de nomes para os documentos, lembre-se que o Windows fará a ordenação alfabética e isso vai influenciar a velocidade com que você encontrará as informações. Por isso, uma outra opção também seria colocar a data de alteração na frente do nome:

2016-02-12 – Cliente – Plano do Projeto – v 1.0

Também há a possibilidade de marcar que uma revisão foi realizada por alguém, o que pode ser feito da seguinte forma:

Cliente – Plano do Projeto – v 1.0 – rev ER

Após o termo rev aparecem as iniciais de quem revisou/aprovou o documento, no exemplo ER significa Eli Rodrigues.

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues