Como fazer o Encerramento de um Projeto

Talvez o processo mais polêmico de todos, o Encerramento do Projeto é dividido em três partes, a coleta de lições aprendidas e os encerramentos interno e externo.

Neste texto, apresento o propósito de cada uma dessas etapas e disponibilizo documentos de referência para download. É importante observar que cada empresa possui seu processo e deverá adaptar os documentos conforme seu contexto.

Coleta de Lições Aprendidas

Esse passo é importante não apenas para o encerramento do projeto, mas principalmente para munir o escritório de projetos (PMO) ou a área de qualidade com informações sobre o que deu certo e o que deu errado no projeto.

São essas informações que melhorarão o desempenho dos projetos da empresa nos projetos que virão, evitando falhas e incentivando outros Gerentes de Projetos (GPs) a evitarem problemas e copiarem estratégias que deram certo.

A coleta de lições aprendidas deve ser realizada com o apoio de todas as partes interessadas que se julgar necessário/possível envolver. Nele, deve-se responder às duas perguntas para cada área de conhecimento.

Após a coleta, deve-se realizar uma “Reunião de Lições Aprendidas” com os envolvidos (e com o PMO) para compartilhar as lições consolidadas. O documento consolidado será armazenado pelo PMO como referência para modificação de processos e identificação de padrões (de acerto e de erro), sendo a base fundamental da orientação de outros GPs no futuro.

Obs: Há ainda, empresas que elegem “documentos de referência” como exemplos a serem copiados, pois observando documentos já preenchidos, o GP economiza o tempo que levaria para descobrir como preencher as informações.

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Encerramento interno ou de contratos

No Encerramento Interno é preciso repassar às áreas operacionais todas as informações sobre o projeto que foi concluído, de modo que possam dar continuidade ao trabalho. O suporte ao produto/serviço construído só é possível se o Gerente do Projeto (GP) informar claramente:

• Materiais / Equipamentos / Serviços disponibilizados – Identificação das entregas repassadas à operação.
• Contrato de Manutenção / Garantia – Identificação dos contratos de manutenção e garantia que deverão ser cumpridos pela operação, conforme foram combinados no projeto.
• Documentação Técnica do Projeto – Links para a documentação do projeto, incluindo planilha de custos, proposta técnica, fluxogramas, informações financeiras, contratos e códigos dos ativos no sistema de patrimônio (CMDB).
• Serviços Mensais de Operação – Identificação detalhada dos serviços que a operação deve cumprir mensalmente, pessoal responsável por cada serviço, qual setor (centro de custo) receberá o crédito pelo serviço, qual a área responsável pela execução/manutenção do serviço, por quantos meses e quem fez a aprovação do repasse.

Além destes, convém adicionar uma declaração de aceite do repasse (também conhecido como hands out) e adicionar um espaço para assinaturas.

Obs: É claro que a configuração do documento depende da empresa e do tipo de serviço prestado, podendo ser mais ou menos complexo, conforme o caso.

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Encerramento externo ou administrativo

O encerramento externo é aquele em que o cliente dá o aceite final do projeto, nele encerram-se todas as pendências e o projeto pode ser dado como concluído.

É o passo mais importante do encerramento, pois a partir dele o GP não terá mais responsabilidades sobre o projeto. No entanto, para chegar até essa etapa, é conveniente ter passado pela coleta de lições aprendidas e pelo encerramento interno, para dar segurança ao cliente que, se tiver serviços contratados, continuará tendo suporte e com quem deverá falar dali em diante.

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Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues