Planilha de reporte de horas para o PMP
Quem está em vias de prestar a prova para a certificação PMP precisa passar por uma das etapas que mais gera insegurança: reportar as horas de trabalho em projetos. Deveria ser algo simples, se não fosse a quantidade infindável de mitos que aparecem a cada ano e prefiro nem citá-los, sob o risco de acabar difundindo mais.
Então para reduzir as inseguranças, montei uma planilha cheia de dicas e validações para resolver o problema, bem no estilo prático do blog. (Baixe a planilha aqui)
Por que baixar essa planilha?
- Porque é simples, cada projeto é uma linha. Pronto, fim!
- Pelas validações automáticas que ela faz para verificar se você preencheu corretamente
- Porque ela agiliza seu tempo com o preenchimento em duas etapas, veja a seguir.
Primeira etapa de Preenchimento
Ao baixar a planilha, você verá que há uma área “agrupada”. Isso é proposital, deixe assim por enquanto, o objetivo é que você foque primeiro na parte mais difícil, que são as horas para depois se preocupar com dados da empresa, do seu chefe etc.
1. Na primeira seção “Sobre o Projeto”, você deverá preencher inicialmente apenas o Nome do Projeto e as datas de início e fim.
2. Na segunda seção “Horas de trabalho por grupo de processos”, você deve distribuir o total de horas que trabalhou em cada projeto por grupo de processo.
Dica 1: O valor das horas não precisa ser exato, você pode fazer uma ponderação usando percentuais. Baixa a planilha e veja a fórmula que utilizei.
3. Na terceira seção “Análise de erros”, a planilha vai verificar se:
- Datas – Seus projetos estão dentro do período permitido
- Validade de horas – Se você apontou uma quantidade coerente de horas. (Pus um alarme em 8hs por dia, mas o manual do PMI não faz essa limitação)
- Campos – Se você preencheu todos os campos da planilha
- Função no projeto – Se a função que você exerceu no projeto é válida para a contagem
O que ela não calcula? Horas sobrepostas em diferentes projetos. Por exemplo:
- Projeto A vai de janeiro de 2016 a dezembro de 2016 e tem um total de 2.212 horas
- Projeto B tem o mesmo período e a mesma quantidade de horas
Não se pode sobrepor projetos ao apontar horas para a prova (mas não descobri uma forma dinâmica de fazer isso :)).
Segunda etapa de Preenchimento
Na segunda etapa, você vai pressionar aquele “+” da primeira figura para expandir a planilha e vai notar que novos campos apareceram.
1. Preencha os novos campos, dando especial atenção ao campo “Descrição detalhada do projeto”. Siga o exemplo do “Projeto A”.
No campo “Sua função no projeto”, abra a lista e escolha uma das opções (senão a validação vai dar erro). E, finalmente, no campo “Indústria”, escreva sua área de trabalho no projeto.
2. Navegando para a direita, note a abertura da seção “Sobre a empresa”. Nela você deve preencher os campos conforme a dica e o exemplo, não tem mistério!
3. Navegue mais um pouco e verá a seção “Contato na empresa”. Essa é uma informação muito importante, pois é para essa pessoa que o PMI vai ligar se você cair na auditoria (Sim, existe uma auditoria. Sim, ela é aleatória. Sim, conheço pessoas que já passaram por ela, bastou apresentar informações sobre os projetos que fizeram).
Finalizando
Pronto, você já preencheu todos seus projetos e, se não teve erros está quase tudo resolvido, faltam apenas os itens abaixo:
- Verifique se fez sobreposição de projetos, não é permitido pelo PMI
- Verifique se você atingiu 4.500 horas (para quem tem graduação de 4 anos) ou 7.500 horas (para quem não tem)
- Anote os dados do treinamento preparatório que você fez, será necessário preencher no site
Se ainda tiver dúvidas, consulte o manual de candidatura à certificação PMP no site do PMI (https://brasil.pmi.org).
Ah, já ia esquecendo. Você pode baixar a planilha aqui.
Eli Rodrigues
