Introdução

Para fazer um Plano de Gerenciamento do Projeto (download) é preciso descrever todo o funcionamento do projeto e estabelecer as linhas de base que servirão como comparativo entre previsto e realizado na etapa de monitoramento e controle.

Cabe ao Gerente do Projeto manter a Integração entre todos os planos, processos, ferramentas e pessoas para garantir a entrega daquilo que o cliente solicitou como resultado.

Se você deseja acessar um conteúdo introdutório sobre projetos, clique aqui.

Um projeto nada mais é que um ciclo que envolve Planejar, Fazer, Monitorar e Controlar e revisar o plano sempre que necessário. É muito parecido com o ciclo PDCA do Edward Deming, com a diferença de que rodamos o ciclo em paralelo para as 10 áreas de conhecimento (escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, riscos, aquisições, comunicações, partes interessadas e integração).

Estrutura do Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto deve conter, sobretudo, duas partes principais:

• Estratégias de gerenciamento – Define como o projeto vai funcionar, do início ao fim, incluindo todas as áreas de conhecimento.
• Linhas de base – Define o aspecto “planejado” a comparar, posteriormente, com o “realizado”.

Obs: É importante observar que essas áreas são aplicáveis a todos os projetos, há muitos projetos que não gerenciam custos, por exemplo. Outros, não tem aquisições e também há empresas em que o Plano de Comunicação é institucional, não sendo necessário montar um plano específico. Por isso mantenho planos em separado na área de downloads.

1. Cabeçalho

Todos os documentos de exemplo e modelos do blog possuem o mesmo cabeçalho, que contém:

• Título do documento
• Data de produção do documento
• Objetivo estratégico, para que você nunca esqueça porque está fazendo este projeto
• ID, que é um código de referência par ao projeto
• Nome do projeto
• CC, que é o centro de custo que irá financiar o projeto
• Cliente, para que se inclua o nome do cliente ou da empresa
• Patrocinador, deixando claro quem está patrocinando o projeto
• Gerente do projeto, que normalmente é quem faz o documento.

2. Introdução

Em todo documento bem produzido é preciso introduzir o assunto e, para tal, adicionei uma seção introdutória que contextualiza o projeto nos aspectos mais comuns utilizados no mercado.

Obs: Sempre que você encontrar a figura de uma lâmpada, poderá clicar para acessar um conteúdo de apoio no blog.

Obs2: Sempre que o texto estiver em marrom, trata-se de uma instrução que você deve substituir por seu próprio conteúdo.

3. Escopo

Na seção Gerenciamento do Escopo, deve-se descrever a estratégia de gerenciamento e incluir a EAP e os documentos de apoio. A maioria deles já possui conteúdos aqui no blog, que você poderá acessar ao clicar no ícone da lâmpada.

4. Tempo

Na seção “Estratégia de Condução”, deve-se descrever como será gerenciado o tempo. O principal motivo de se fazer essa descrição é que todos saibam o que você pensou sobre como gerenciar o projeto, além do mais, se você tiver que abandonar o projeto no meio, outra pessoa poderá continuar o trabalho.

O template possui exemplos de preenchimento e links de acesso para maiores explicações e artefatos de exemplo, como detalhes da construção de um cronograma no MS-Project e no Excel.

5. Custo

No gerenciamento do custo, deve-se montar o orçamento do projeto e fazer a previsão de fluxo de caixa.

O fluxo de caixa nada mais é que a distribuição de receitas e despesas ao longo do tempo. A partir dele, durante a etapa de monitoramento e controle, é possível fazer a curva S, tanto prevista quanto realizada.

6. Qualidade

O gerenciamento da Qualidade tem como objetivo determinar quais são os requisitos de qualidade, como serão medidos, qual a tolerância aceitável e quais os impactos da baixa qualidade

Uma vez que tenha definido esses parâmetros, você poderá comparar (previsto x realizado) se foram atingidos e determinar ações preventivas e corretivas para mantê-los o mais próximo possível do valor planejado.

7. Aquisições

O gerenciamento das aquisições pode ser complexo, talvez você sinta a necessidade de descrever todo o processo de compras da empresa, incluindo cotações, RFPs, contratos etc.

Neste exemplo, você poderá listar o número da aquisição (#), qual item está sendo comprado, a quantidade, o preço combinado, o total a ser pago àquele fornecedor e qual será o modo de contratação (Ex: Contrato de Preço Fixo, Tempo e Material e Reembolso de Custos). Modifique o documento conforme sentir necessidade.

8. Recursos Humanos

Nesta seção do plano, você deve descrever tudo que envolve pessoas, o que inclui: organograma, papéis e responsabilidades, matriz de decisão, mobilização e recompensas.

9. Riscos

Nesta seção, deve-se descrever como será o processo de gerenciamento dos riscos e listar os riscos, classificá-los e definir um plano de resposta.

Particularmente, prefiro usar uma planilha à parte, pois os riscos se modificam com muita frequência e você terá que fazer muitas versões desse plano se os mantiver aqui. Essencialmente, esta mesma dica se aplica a todas as áreas.

10. Comunicações

Aqui, você deve descrever quem quem terá acesso a quais informações e quando. No documento há links para construção de planos de trabalho, planos de ação e relatórios de status.

11. Partes Interessadas

Nesta seção você deve descrever quem são as partes interessadas, qual seu grau de interesse e influência (poder) sobre o projeto e como vai lidar com elas.

Considerações finais

Pode parecer um documento muito grande, mas lembre-se: Você deve utilizar apenas as partes que lhe forem convenientes e não pode permitir que o planejamento demore tempo demais que se torne inviável.

No futuro vou explicar melhor como balancear o tempo de planejamento, por hora, divirta-se com o case rock in Sumaré, um exemplo prático de planejamento e controle de projeto.

Ah! Quase ia esquecendo, segue o link para download. Se quiser um plano de projeto mais simples, acesse o link.

Eli Rodrigues