Como fazer o controle financeiro de projetos

Um projeto existe para atender às expectativas das partes interessadas na geração de um produto, serviço ou resultado. No entanto, quando estamos trabalhamos numa empresa que vive de projetos, é fundamental que eles deem lucro, pois só através dele é possível manter um negócio saudável.

Tudo que é medido pode ser controlado, por isso, neste post apresento um framework para gestão de custos em projetos baseados numa planilha de apoio que faz todos os cálculos necessários para manter o projeto sob controle.

Posteriormente, vou mostrar como juntar todos os projetos para fazer a gestão da empresa inteira.

Planejamento

Primeiramente, é preciso planejar. Para isso, vamos separar os projetos em duas categorias de preço:

• Arbitrário – Os projetos desta categoria não levam em consideração seus custos para calcular o preço. Isso deixa o gerente de projetos numa situação complicada, pois precisa planejar os custos “para baterem” a rentabilidade desejada.
• Baseado nos custos – Projeto calculado a partir dos custos. Traz mais segurança quanto a sua lucratividade, mas requer um planejamento detalhado ainda na fase de proposta.

Configurações da planilha

1. Se for um projeto de preço arbitrário, preencha:

• [Receita (Venda)]
• A margem de [lucro previsto]
• O % de [imposto] a ser pago
• O % de [desvio], que é a margem de segurança do projeto

O campo [Receita (Venda)] determinará se os cálculos de ingresso serão baseados na receita ou nos custos.

2. Se o preço for baseado nos custos, preencha os percentuais da coluna “Preço baseado nos custos” e também o % de [imposto] e de [desvio] e a planilha fará todo o resto automaticamente. Leia mais sobre os campos de configuração:

• Serviços – Horas de trabalho da sua equipe
• Terceiros – Gastos com fornecedores
• Revenda – Gastos com vendas de licenças e outros materiais sobre os quais se pretende adicionar algum lucro
• Outras despesas – Qualquer outra despesa
• Desvio – Um percentual previsto para desvios no projeto.

Esses valores ajudarão a prever quanto você deverá ter de ingresso (receita) para alcançar a margem de lucro que espera para o projeto.

Obs: Você pode alternar livremente entre o preço calculado e o arbitrário, basta apagar o valor do campo [Receita (Venda)].

Planejando despesas

Para planejar as despesas, devem-se preencher os detalhes conforme as categorias que seu projeto trabalhe. No exemplo, você pode verificar as mesmas categorias descritas acima, agora com a possibilidade de planejar mensalmente, conforme a figura a seguir.

Observe que as categorias [Serviços] e [Terceiros] usam o custo-hora como referência e os demais usam custos unitários (você pode trocá-los à vontade, basta observar as fórmulas).

Considere adicionar custos já com todos os impostos e demais despesas inerentes a cada categoria. Ex: Aos gastos com funcionários devem-se adicionar custos com INSS, PIS, COFINS, benefícios e custos do local de trabalho.

Fluxo de caixa

Pronto, agora a planilha já pode calcular um fluxo de caixa automaticamente.

Observe que todos os dados são calculados automaticamente, pois as despesas já foram planejadas no detalhamento e os percentuais de receitas também, no quadro de configuração.

Se o campo [Receita (Venda)] estiver preenchido, a planilha calculará as receitas a partir dele, conforme a ponderação que você puser nos campos de receitas.

Ficou com dúvidas sobre por que calcular percentuais sobre as receitas?

• Quando o projeto é calculado a partir dos custos, a planilha aplica esses percentuais sobre os valores totais de cada seção/conta (Ex: Revenda, terceiros, horas de trabalho etc).
• Quando o preço é arbitrário, a planilha faz uma média ponderada para distribuir o ingresso. Ou seja, redistribui os percentuais na base de 100%.

Monitoramento e Controle

Dashboard – Visão Geral

A planilha contém um dashboard para mostrar a situação do projeto em relação a sua margem de lucro.

Observações:

• O único campo a ser preenchido manualmente aqui é o [Progresso], que vai mostrar como você planeja evoluir o projeto ao longo do tempo.
• Se você preencher o campo [Receita (Venda)], a planilha calculará as receitas a partir dele. Se não preencher, ela fará a ponderação a partir dos percentuais que você definiu sobre as despesas na configuração da planilha.
• Se o preço do projeto for insuficiente para atingir a margem de lucro desejada, levando em conta as despesas planejadas, ele vai mostrar o campo [Preço OK?] como “Revisar preço”.

Monitorando o projeto

Margem de lucro

Como a margem de lucro prevista para este projeto era de 40% e, nos dois primeiros meses ele atingiu 56% e 79%, a planilha mostra a situação do projeto como “boa”. Já no último mês, quando a margem de lucro bate -27%, ela mostra o status “ruim”.

Progresso

Se a margem de lucro está “ruim” naquele mês, você deve avaliar a possibilidade de redistribuir o [Progresso], pois, provavelmente as despesas não estão compatíveis com ele.

Despesas

Caso tenha ocorrido um desvio real nas despesas do projeto (Ex: Gastou-se mais do que o planejado num determinado mês), deve-se avaliar se a “margem total” continua de acordo com o planejado. Se não continuar, é hora de “espremer” os custos ou replanejar o projeto.

Controlando o projeto

• Mensalmente, devem-se atualizar as despesas com dados reais, preferencialmente pintando as células com outra cor, para marcar que são valores “realizados”.
• Devem-se revisar as estimativas para os meses seguintes, considerando: despesas e progresso.

Encerramento

Para encerrar o projeto, atualize os dados reais das despesas, exclua o [desvio de delivery] se não tiver precisado dele e atualize a receita restante no último mês, ainda que difira da proporção calculada. Assim você terá o quadro real incluindo receitar, despesas e margem.

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Se tiver dúvidas, poste nos comentários que responderei. A planilha pode ser baixada aqui.

Eli Rodrigues