Benefícios e desafios dos Relatórios de Status
Há quem não goste de relatórios de status, alguns até consideram inúteis. Alguns dizem que os superiores não lêem, outros que dá trabalho demais e os mais revoltadinhos dizem que simplesmente são inúteis. Mas será que são mesmo?
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O que são Relatórios de Status?
Relatórios de status também podem ser chamados de relatórios de acompanhamento, andamento, situação etc.
Para que servem os Relatórios de Status?
Os relatórios são “saídas” dos processos de gerenciamento das comunicações do PMBOK. Nesta área descobrem-se quais informações são importantes às partes interessadas e criam-se mecanismos para prover informações de forma correta, completa, oportuna.
As partes Interessadas, por sua vez, usam as informações dos relatórios de status para tomar decisões sobre o projeto ou fatores externos que o afetam.
É um trabalho que deve começar na Iniciação do projeto e seguir até os encerramentos administrativos e de contratos. Por isso, diz-se que 90% do trabalho em projetos é comunicação.
Quais são os benefícios dos Relatórios de Status?
- Tiram uma fotografia do trabalho – O status, como é chamado mais comumente, mostra uma “fotografia”, um conjunto estático de informações sobre como está o projeto num dado momento. Serve para comunicar, para comparar com estágios anteriores e para respaldar a pessoa responsável pelo projeto.
- Mantém todos informados – Ao enviar e/ou apresentar um relatório, todos os envolvidos são informados sobre o que está acontecendo. Com base nessas informações deverão tomar suas decisões, como disse acima, mas principalmente, deverão atuar sobre o que foi reportado. Por isso, as informações devem ser precisas e oferecer tempo hábil para que as ações sejam tomadas.
- Demonstram o progresso – Os relatórios mostram o andamento do trabalho, fazem projeções sobre quando o projeto terminará, apresentam problemas e riscos. Devem, obrigatoriamente, conseguir mostrar, pelo menos, o percentual de conclusão do projeto baseado não apenas em atividades, mas em entregas concluídas.
- Geram a sensação de realização – Os relatórios também geram a sensação de conclusão de etapas, especialmente quando apresentam informações sobre o término de entregas/milestones.
Exemplos de relatórios de status
Exemplo 1 – Relatório de Vendas
Junior é consultor de vendas e, embora tenha se esforçado muito nos últimos meses, não vem conseguindo fechar negócios. Estava sendo visto como incompetente até que resolveu enviar um relatório de status para mostrar seu trabalho.
Os gestores analisaram os indicadores e perceberam que, nos últimos meses, Junior tinha aberto 30 deals (oportunidades de negócio) e que havia levado metade até a última etapa (soma de WON – oportunidades ganhas e LOST – oportunidades perdidas), já lhes parecia um bom começo!
Ao analisar mais a fundo, descobriram que o ciclo médio de vendas (tempo que se leva desde a abertura até a conclusão das oportunidades) era de 55 dias e que, ainda assim, Junior havia ganho 29% das oportunidades. Isso tudo lhes pareceu bem, muito estresse teria sido evitado se ele enviasse o relatório periodicamente.
Exemplo 2 – Relatório financeiro de Projeto
Antônio se considerava um bom GP, seu projeto tinha uma margem de venda de 39%:
- Ele havia combinado um desvio de 6% no primeiro mês de projeto, para pagar alguns fornecedores.
- No segundo mês, havia batido 60% e tudo parecia bem.
- Mas no terceiro mês, ele tomou um capote de -54%.
Pronto, estava instalada a “falação” à respeito de Antônio. Como ele havia deixado isso acontecer? “Quanta irresponsabilidade!”, falavam seus colegas e superiores.
Antônio reportou seus status sem “maquiagem” e explicou a todos que se tratava apenas de um custo de outro projeto que havia sido imputado equivocadamente. Não lhe deram ouvidos até o quinto mês, quando o projeto terminou com 49% de margem, 9% acima do combinado. No final, ele havia feito uma excelente economia de custos e não havia motivos para preocupação.
Exemplo 3 – Relatório de milestones do Projeto
Era uma vez, um projeto interno para implementação de um software educacional. O gerente de TI passou a diretiva que o GP deveria usar “datas-meta”, crente de que isso aceleraria o desenvolvimento e assim, o GP montou seu relatório de marcos.
No dia da apresentação de status, cerca de 1 mês depois, o cliente viu o relatório e ficou bastante frustrado. Deu um belo sermão no GP sobre “confiabilidade de datas”. Ele acreditava que as datas passadas deveriam ser “de realista para pessimistas”, de modo que suas decisões fossem tomadas com uma base segura, confiável.
Neste caso, visivelmente o GP não alinhou as expectativas e usou o mesmo padrão para ambos. Deveria ter criado milestones internos e externos, reportando para cada um conforme sua forma de pensar.
Modelos de relatórios de status
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Por enquanto é isso, pessoal. Até a próxima!
Eli Rodrigues
