Histogramas: Exemplos de aplicações práticas em projetos

Os histogramas são muito comuns na indústria, principalmente nas áreas de controle de produção e qualidade. Mas e na área de gerenciamento de projetos, como poderíamos aplicá-los?

Para responder a essa pergunta, construí três exemplos de aplicação, que demonstro a seguir.

Histograma de Produtividade

Sabe-se que a média de produtividade por Ponto de Função (equivalente ao metro quadrado em softwares) é de 13 horas. Ou seja, em média, cada ponto de função leva 13 horas para ser produzido.

Mas, se observássemos a produtividade de alguns projetos, notaríamos que alguns tiveram produtividade maior e outros menor. Como saber qual métrica utilizar?

Neste caso hipotético, descobrimos que de 10 projetos medidos:

• 1 teve a produtividade entre 0 e 5
• 2 tiveram a produtividade entre 5 e 8,33
• 4 tiveram a produtividade entre 8,34 e 11,66
• E 3 tiveram a produtividade superior a 11,66

De “bate pronto”, podemos notar que utilizar a produtividade padrão de mercado, no valor de 13hs/PF, seria um desperdício neste portfólio. O mais correto seria utilizar algo em torno de 8,33 e 11,66.

Mas qual o grau de certeza de que os projetos ocorrerão dentro dessa produtividade?

Se calcularmos a MÉDIA, descobrimos um ponto central entre os números coletados. Se calcularmos o DESVIO PADRÃO, encontraremos uma medida de dispersão entre eles (Distância entre o número e a média, divididos por n-1). E, por fim, se utilizarmos a Regra dos 3 sigma, conseguimos calcular o grau de confiabilidade dos valores e assim poderemos utilizá-los para estimar (predizer) a produtividade futura.

Neste exemplo, podemos afirmar que:

• Há 68% de chances de um projeto ter sua produtividade entre 4,31 e 13,08
• Há 95,40% de chances de um projeto ter a produtividade entre 1,38 e 15
• E há 99,70% de chances de um projeto ter a produtividade entre 0 e 18,93

Com essa métrica, poderíamos afirmar com 95,40% de confiança que um projeto de 100 pontos de função levará entre 138 e 150 horas. A partir das horas, pode-se montar um cronograma para estimar o prazo, levando em conta os feriados, fins de semana e a alocação das pessoas.

Histograma de Desvios de prazo

Agora, imagine que chegou um gestor reclamando que TODOS os projetos da empresa atrasam e lhe pediu um estudo para verificar qual é realmente o percentual de projetos que atrasaram.

Você prontamente monta uma planilha que apresenta o [Prazo Planejado], o [Prazo Real] de cada projeto e calcula a diferença (Valores ilustrativos, considere em meses, por exemplo). Como a amostra tem poucos projetos, você consegue analisar visualmente e verificar que 50% deles atrasaram (5 dos 10 listados).

Mas o que fazer com esse número? Ele é relevante?

Apenas 1 atrasou mais de 1 mês, representando 10% dos projetos da amostra. Digamos que você resolva modificar a tabela para saber o grau de atraso, em percentual.

Caramba, agora complicou! Os números já não dizem muita coisa. Sabe-se apenas que o desvio padrão (último número) é de 0,2436, ou seja, 24,36%… mas para cima ou para baixo? São dados que não servem como análise. Vamos ao histograma?

Agora sim, vamos às descobertas:

• 30% dos projetos tiveram atrasos de 5% (-5%)
• 10% atrasaram 10% (-10%)
• 10% atrasaram 20% (-10%)
• 50% deles não atrasam, como já havíamos descoberto logo na primeira análise.

Com isso, eu responderia ao gestor que 80% dos projetos têm um atraso máximo de 5%. E sugeriria que adicionássemos um “percentual para desvio” no custo dos projetos, evitando assim que a empresa tivesse prejuízos.

Quanto aos outros 20%, sugeriria uma análise de causa para determinar quais foram os motivos de atrasos e, em seguida, faria outro histograma para identificar quais causas tratar como prioridade, o que faremos a seguir.

Histograma de Causas de atrasos em projetos

Agora vamos analisar o que fazer para evitar os atrasos nos projetos usando o histograma com o Princípio de Pareto.

O passo a passo para fazer a análise é o seguinte:

• Classificam-se os motivos projeto a projeto.
• Totalizam-se os números por motivo
• Atribui-se um percentual a cada motivo
• Acumulam-se os percentuais

Com isso, se consegue descobrir a frequência dos motivos de atraso e quantos deles devemos “atacar” para resolver a maioria dos problemas. Geralmente, segundo o princípio de Pareto, sabe-se que 20% das causas resolvem 80% dos problemas. Vamos checar?

Pelo gráfico, pode-se identificar que 3 causas resolvem aproximadamente 80% dos problemas. Essas são as causas que você deverá tratar, a começar pela que tiver maior frequência.

Planilha do Histograma

Agora baixe a planilha com os exemplos e faça suas próprias análises. Se precisar de ajudar, consulte os posts “Como fazer um histograma no Excel” e “Como fazer um histograma automático“.

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues