O que é o ciclo PDCA e porque é tão importante
PDCA
O ciclo PDCA é uma abreviação das palavras Planejar, Fazer, Checar e Agir (em inglês: Plan, Do, Check, Act). É um método de gestão iterativa utilizada para melhorar processos e produtos continuamente. Foi estabelecido por Edward Deming, embora existam algumas variações.
Considero o conceito mais básico da gestão, seja de um projeto ou de uma empresa, pois preconiza que haja um planejamento e um acompanhamento constante para alcançar um objetivo.
No momento de Planejar, constroem-se objetivos e processos para alcançar um objetivo determinado. Estes, por sua vez, devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais, como descrito pelo método SMART.
Em seguida, na etapa Fazer, implementam-se as ações e coletam-se dados para a fase seguinte.
Na etapa Checar, o gestor deve não apenas avaliar se os resultados atendem ao planejado, mas também verificar se correspondem às expectativas em relação àquele trabalho. Devem-se observar tendências, desvios relevantes e analisar suas causas.
Por fim, na etapa Agir, deve-se trabalhar sobre as causas dos desvios e tomar ações para corrigi-las, reduzindo, transferindo ou eliminando-as, como descrito no capítulo de gerenciamento de riscos de um projeto.
Para que serve o PDCA
Ao acompanhar um projeto de forma cíclica e periódica, o gerente de projetos estabelece uma cadência de observação para as atividades. Essa filosofia permite que desvios sejam tratados enquanto ainda são pequenos, evitando problemas maiores no futuro.
É claro que nem todo pequeno desvio será causador de um grande problema, por isso definem-se limites de controle, observa-se a frequência dos desvios e analisam-se as causas para atuar de forma contundente, geralmente, através de um plano de ação.
Uma vez resolvido o desvio, atualiza-se o plano do projeto e comunicam-se as partes interessadas sobre o novo plano. Se, ao contrário, não houver resolução para o desvio, deve-se proceder da mesma forma, neste caso, com consequências relacionadas aos prazos, custos e, frequentemente, outras áreas também.
Tendo estabelecido um novo plano, reinicia-se o ciclo, quantas vezes forem necessárias, até que o projeto seja finalizado. A decisão sobre a periodicidade de acompanhamento não é determinada senão pelo próprio gestor, nos métodos ágeis os acompanhamentos são diários, através das daily meetings. Já nos métodos “tradicionais”, pode ser feito arbitrariamente, embora um acompanhamento minimamente semanal seja uma boa prática.
Espero ter ajudado!
Eli Rodrigues
