MS-Project: Conceitos e termos

MS-Project: Conceitos e Termos

Este glossário foi construído em ordem de uso, conforme o treinamento de MS-Project. Recomenda-se utilizar a busca (Control + F) para encontrar algum conceito mais rapidamente.

Projeto – Projeto é todo esforço temporário que gera um produto, serviço ou resultado único. Em termos práticos é um conjunto de atividades e entregas, organizadas em fases, que organizam a relação de trabalho entre pessoas, recursos materiais e custos para alcançar um objetivo. Leia mais
WBS (Work Breakdown Structure) ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto) – É a estrutura hierárquica que representa o ciclo de vida do projeto, ou seja, as partes que o compõem. Pode ser organizada por entregas, fases ou equipes. Leia mais
Tarefas – São a unidade mais básica do cronograma, elas são agrupadas nas entregas ou fases para alcançar o resultado final do projeto.
Tarefas-resumo – Conceitualmente chamadas de pacotes de trabalho, são agrupamentos de atividade. Os pacotes de trabalho se juntam para realizar uma fase ou entrega na WBS/EAP.
Marcos – São pontos importantes do projeto que se deseja ressaltar. No MS-Project, são tarefas com duração igual a zero. Leia mais
Recursos – É o nome que se dá a todos os recursos do projeto, que podem ser humanos, materiais ou financeiros. No MS-Project são chamados de trabalho, material ou custo.
Recursos genéricos e nominais – Recursos genéricos são aqueles que ainda não foram nomeados, por ex: Engenheiro Civil, Analista de Sistemas, Professor etc. Utiliza-se esta opção quando ainda não se sabe os nomes das pessoas que trabalharão no projeto ou quando não se quer nomeá-las por algum motivo. Já os recursos nominais são aqueles que já se conhece o nome.
Calendário – O calendário mostra a disponibilidade dos recursos, deve incluir feriados, fins de semana, férias e períodos com expediente diferenciado. Cada recurso pode ter seu próprio calendário, conforme a necessidade do projeto.
Custos – Os custos podem ser baseados no trabalho, material, custos de uso ou custos fixos.
– Trabalho: São calculados a partir das horas trabalhadas, sejam elas normais ou horas-extras.
– Material: São calculadas a partir da quantidade de materiais utilizados.
– Custo de uso (Custo/Uso): Quando há um custo de mobilização do equipamento ou da pessoa. Por exemplo, quando precisa-se pagar uma taxa para alugar um guindaste, antes de começar a contar a taxa-hora.
– Custos fixos: No contexto do MS-Project, custos fixos são aqueles que não mudam e que são atribuídos ao recursos na tarefa.
Duração x Trabalho – Duração é todo período de execução do projeto e trabalho são as horas necessárias para realizar as atividades.
Para entender melhor, se um projeto começar no dia 2 de janeiro e terminar no dia 30 de dezembro, os recursos trabalharam todos os dias? Em geral, não. Sendo assim, a duração é de 2/1 a 30/12 e o trabalho é a quantidade de horas despendidas para realizar as atividades.
Vínculos – É o instrumento de ligação entre uma atividade e outra, usando esta ferramenta informa-se ao MS-Project, por exemplo, que a atividade B começa quando terminar a atividade A.
Os vínculos podem ser de quatro tipos:
– Término-Inicio (TI) – Uma atividade inicia quando a outra terminar.
– Início-início (II) – Uma atividade inicia junto com outra.
– Término-Término (TT) – Uma atividade termina junto com outra.
– Início-Término (IT) – Uma atividade termina quando a outra iniciar.
Latência – Aponta-se a latência positiva ou negativa quando se deseja que o vínculo de uma tarefa tenha sobreposição. Por exemplo: Tarefa B depende de A, então o vínculo de B pode ser representado como BTI+2 ou BTI-2, sendo B o nome da tarefa e TI o tipo de vínculo.
Contorno do Trabalho – No MS-Project, representa “a distribuição do esforço ao longo do tempo” e serve para que o MS-Project calcule a alocação de um recurso automaticamente. Os contornos do trabalho podem ter os seguintes tipos:
– Uniforme: O trabalho é distribuído igualmente ao longo da duração da tarefa.
– Editado: Agendado manualmente.
– Crescente: Agendado de forma gradativa.
– Decrescente: Agendado de forma a decrescer até o final da tarefa.
– Pico duplo: Agendado com dois picos ao longo da tarefa.
– Pico inicial: Agendado com um pico nos primeiros dias de execução da tarefa, em seguida, ocorre uma queda.
– Pico final: Agendado em uma crescente até que o valor máximo seja atingido.
– Sino: Agendado de forma crescente, atinge um valor máximo e depois decaindo, como a figura de um sino.
– Tartaruga: Agendado de forma crescente, atinge um valor máximo, permanece nele por um tempo e depois decai na mesma proporção.
Caminho crítico – É a sequência mais longa de tarefas vinculadas. Por ser o caminho mais longo, se o caminho crítico atrasar, o projeto atrasará também. Logo, não há folgas no caminho crítico e quanto mais caminhos críticos um projeto tiver, mais arriscado será seu prazo. Leia mais
Folga – É o tempo que uma tarefa pode atrasar sem atrasar o caminho crítico. Toda atividade que não está no caminho crítico de um projeto possui folga. Leia mais
Início/Término Antecipado ou Atrasado – Toda tarefa que possui folga pode atrasar sem atrasar o projeto, o início/término antecipado/atrasado mostra em que datas essas tarefas podem começar ou terminar, de modo a auxiliar o gerente de projetos nas suas decisões.
Restrições da Tarefa – Para facilitar o cálculo automático do prazo, o MS-Project oferece a possibilidade de configurar restrições numa tarefa. Os tipos de restrição são:
– Flexíveis: Não fazem restrições diretas às datas. Por exemplo, a tarefa deve iniciar/terminar o mais cedo possível ou o mais tarde possível.
– Semiflexíveis: Adicionam restrições como não iniciar antes de, não terminar antes de, não iniciar depois de, não terminar depois de.
– Inflexíveis: Fixam a tarefa a uma data específica de início ou término, como: deve iniciar em, deve terminar em.
Linha de base – É o conjunto de informações (incluindo tarefas, durações, trabalho, recursos e custos) que servirá como base para comparar o planejado e o realizado.
Plano provisório – Uma vez estabelecida a linha de base, seu planejamento não pode mais mudar. No entanto, no dia a dia, o projeto nunca acontece como o planejado, pois há atrasos/adiantamentos, custos a mais/menos, mudam-se as pessoas (recursos) etc. Como o gerente de projetos precisa continuar fazendo previsões após o estabelecimento da linha de base, constitui-se o conceito de plano provisório, ele mostra o planejamento real do projeto.
Superalocação – Quando um recurso é atribuído a várias tarefas pode acontecer de ele ter mais trabalho para fazer do que horas disponíveis. Seja por um paralelismo casual, seja por motivos idôneos, o MS-Project sempre vai apontar como uma superalocação.
Nivelamento – Técnica que consiste em nivelar os recursos, de modo a fazer o melhor aproveitamento de sua agenda e de seus custos. É também a técnica que “resolve” as superalocações.
Hora-extra – No MS-Project, a hora-extra deve ser apontada manualmente, tanto no planejamento quanto no controle da execução (no trabalho real).
Trabalho Real – Diz-se do esforço/trabalho efetivamente realizado, é adicionado ao MS-Project para comparar o planejado (da linha de base ou do plano provisório) com o que foi realizado na prática.
Pool de recursos – Conceitualmente é um controle de capacidade, ou seja, um controle das agendas de todos os recursos do projeto. No MS-Project, é um arquivo compartilhado que contém todos os recursos e suas atribuições, de modo a compartilhá-los de forma segura entre vários projetos.
Subprojetos – Quando um projeto possui maior porte ou complexidade, pode ser dividido entre vários subprojetos. No MS-Project, os subprojetos podem ser integrados ao projeto principal (master) para visualização.

Outras Funções

Inspecionar projeto – Função que oferece dicas e avisos sobre o preenchimento do cronograma.
Comparar projetos – Compara diferentes versões de um mesmo projeto, mostrando as diferenças entre os arquivos.
Criar campos personalizados – O MS-Project permite a construção de campos personalizados dos tipos Custo, Data, Duração, Concluir, Sinalizador, Número, Iniciar, Texto e Código da Estrutura de Tópicos (EDT, WBS ou EAP).
Atualizar status – Diz-se quando o gerente de projetos define uma data e, nela, atualiza informações reais da execução do projeto.
Atualizar duração, custos e trabalho real – Ao atualizar o status do projeto, também atualiza-se a duração, custos e trabalho real, que são os valores efetivamente realizados.
Analisar o cronograma – Diz-se quando o gerente de projetos inspeciona o projeto, observando, por exemplo:
– Vínculo das tarefas
– Atribuição de todos os recursos
– Nivelamento de todos os recursos
– Restrições de tarefa
– Restrições de recurso
– Calendários etc.

Guias

Guia Rápido de Atualização do Cronograma no MS-Project

Para saber mais, consulte a Série – Como fazer um cronograma.

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues