Parte 2 – Como estruturar um cronograma

O cronograma é uma ferramenta para documentar e controlar o tempo que será gasto na realização de um conjunto concatenado de atividades em um projeto. Serve para monitorar o andamento das atividades em relação ao tempo, para  garantir que o projeto finalize numa data planejada e controlada. O gerente de projeto atua como facilitador na criação do cronograma e geralmente as atividades são determinadas pela própria equipe de execução.

Existem várias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a fluidez das atividades e a facilidade de visualização da conclusão das etapas. As duas estruturas mais comuns são: por entregas e por fases. No cronograma por entregas, quebra-se o produto/serviço a ser gerado em pedaços e organiza-se atividades para conclusão desses pedaços individualmente. Já no cronograma por fases, cria-se um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se atividades para sua conclusão.

Na empresa onde trabalho leva-se muito a sério a questão de prazo (claro que um projeto pode ser replanejado, mas isso precisa ser acordado e documentado). Trabalho na divisão de serviços de infra-estrutura e o descumprimento do prazo de um projeto acarreta multas muito altas. Mas também já trabalhei em empresas de “projetos eternos”, aqueles que nunca terminam por um motivo ou outro, esses casos são complicados (mas isso é assunto para um outro post).

Ainda que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas  mudanças, sempre vale a pena manter um cronograma. É o que mune o GP de informações para prestar status do andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir táticas para manter o projeto no prazo, fazer escaladas, etc. Isso me lembra a famosa frase  ”In God we trust, all others must bring data” (W. Edwards Deming), traduzindo: “Em Deus nós confiamos, todos os demais tem que trazer dados”, assim funciona o mundo corporativo.

Pois bem, generalizei uma estrutura de cronograma que uso para compartilhar com os colegas, conforme abaixo:

• Dependências - Deve conter as atividades que o projeto não pode resolver, mas tem que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou sub-projetos.
• Entregas – Deve conter a lista das entregas do projeto, que deverão vir diretamente da Declaração de Trabalho e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.
• Marcos – Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o esforço em zero horas) e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.
• Fase: LARGADA INICIAL -  Deve conter atividades de iniciação do projeto, como: Definir o GP, obter acessos, permissões, estabelecer um diretório compartilhado, fazer o kick-off e etc.
• Fase: PLANEJAR – Deve conter atividades de planejamento,  como:  Estabelecer o Plano de Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revisões e validações.
• Fase: EXECUTAR – Deve conter as atividades de execução do cerne do projeto. Normalmente incluo uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto, em inglês WBS – Work Breakdown Structure) baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de monitoramento.
• Fase: ENCERRAMENTO – Deve conter as atividades de encerramento de projeto, como: Liberação de recursos, registros, lições aprendidas e arquivamento.

Nas fases “LARGADA INICIAL”, “PLANEJAR” e “ENCERRAMENTO” adicionei listas de atividades para facilitar: #atividades executar

Este é um cronograma genérico que atende a projetos com ciclo de vida em cascata baseado em fases. Para projetos iterativos-incrementais seria necessário criar um nível acima e para cada ciclo iterativo copiar a estrutura apresentada. É isso pessoal, montar cronogramas é um trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanhá-lo e perceber o quanto ele evita problemas, é melhor ainda.

O arquivo está disponível para download aqui.

Leia mais na Parte 3 – Como fazer um cronograma no MS-Project