Como fazer Relatórios de Status

O ato de relatar o andamento de um projeto, ou como se diz no jargão  “reportar status”*, pode fazer toda a diferença sobre como o projeto será visto pelos stakeholders. Um relatório com falta ou excesso de informações pode gerar ansiedade, desconfiança, resistência ou simplesmente não “vender” bem, ou seja, pode prejudicar o projeto.

Montar relatórios requer disciplina, regularidade e adaptatividade. Cada empresa possui seus modelos, existem tantas variações de templates quanto existem preferências pessoais de clientes e gerentes. E às vezes, o mesmo projeto precisa ser reportado em dois ou três formatos dferentes ao mesmo tempo.

Neste post apresento 6 modelos de Relatórios de Status, explico suas aplicações, vantagens, desvantagens e disponibilizo o template para download.  Os relatórios estão ordenados conforme o grau de  visibilidade e nivel de informação (classificação que fiz empiricamente). Podem baixar e usar, se usarem em seus blogs, favor referenciar este site.

Se, após verificar os exemplos, você sentir necessidade de um apoio especializado, consulte meus portfólios de treinamentos e consultoria.

* Palavras-chave para Relatórios de Status = Relatório de andamento do projeto, Relatório de Status, Status report, Status meeting, Relatório executivo

1. Modelo de Relatório de Status para Projetos, Programas e Portfólios – “MODELO SIMPLIFICADO”

Este modelo é bem simplificado, em que o GP informa em uma frase o andamento do projeto (realizações, riscos etc) e marca uma face como status (bom, médio e ruim).

Aplicação: Funciona para projetos pequenos, que nào controlam custos.

Vantagens:

• A elaboração do relatório é muito rápida e informal
  

Desvantagens:

• Requer reunião para explicar os highlights
• O GP possui apenas uma frase para falar do projeto inteiro

Download:

Aplicação: Funciona em projetos que utilizem o método Scrum, desde que o cliente/sponsor/gerente sênior estejam habituados e apreciem a metodologia. Caso contrário, certamente pedirão outros tipos de status report.

• O próprio controle de atividades do sprint já gera o relatório automaticamente

Desvantagens:

• O gráfico por si só, dificilmente será aceito como relatório de status. É preciso agregar alguma descrição de “realizações”, uma análise ou a realização de uma reunião de status

Download:

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3. Modelo de Relatório de Status para Projetos, Programas e Portfólios – “MODELO 1-PÁGINA”

 

Este modelo mostra informações de “Realizações do Período”, “Riscos”, “Marcos” e tem um quadro para informações gerais, que pode ser adaptado à necessidade do Programa/Portfólio.

Aplicação: Funciona bem para projetos de qualquer tamanho, que não exijam relatório detalhado. Um tipo de projeto cujo processo seja bem conhecido na empresa. Ex: Desenvolvimento de Software, Adaptações ou Service Catalogs em geral.

Vantagens

• A elaboração do relatório é rápida, mas também bastante informativa
• Todas as informações são visiveis facilmente, em especial, o gráfico de marcos é bem fácil de entender

Desvantagens

• Todas os quadros tem espaço limitado
• O quadro de marcos tem espaço limitado, para timelines muito longos pode não servir.
• O desenho dos milestones é um pouco cansativo

Download:

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4. Modelo de Relatório de Status para Projetos – “MODELO DETALHADO”

 

Este modelo é bem detalhado e tem 8 slides de informação:

• Realizações
• Problemas
• Principais riscos – Tabela com descrição, exposição e ações de mitigação/contingência
• Marcos – tabela com nome, data planejada, data prevista e data realizada
• Entregas – um gráfico que mostra o percentual de cada entrega principal
• Custos – tabela com nome, custo planejado, previsto e realizado (em alguns projetos já acrescentei aqui um gráfico que mostrava total de custos orçados x total realizado ao longo das semanas.
• Índices de performance – Gráfico de CPI e SPI ao longo das semanas
• Pontos de decisão (escalada)

Aplicação: Funciona bem para projetos de qualquer tamanho, em que o cliente/sponsor/gerente sênior deseje ter um acompanhamento bem detalhado e possui disponibilidade para reunir periodicamente sobre o projeto.
Pode também ser usado como um “relatório-agregador”, aquele que é apresentado em ocasiões especiais (trimestralmente, semestralmente).

Vantagens:

• Oferece espaço e forma para detalhes, permite discussões, adição de gráficos, figuras
• Facilita o “marketing” do projeto

Desvantagens:

• Requer reunião explicativa e tempo do cliente/sponsor/gerente senior para discussão. Isto pode não acontecer em alguns casos e tornar o relatório inútil (sem ser lido).
• Pode causar impaciência nos participantes da reunião status, se os slides não forem preenchidos objetivamente

Download: 

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5. Modelo de Relatório de Status para Projetos  – “MODELO COMPLETO”

Este modelo contém várias informações do projeto em uma única tela. Permite a agregação (via excel) com outros arquivos para gerar relatórios de Programa e Portfólio. E ajuda a garantir que o GP está controlando o projeto periodicamente.

Aplicação: Funciona para qualquer tipo e tamanho de projeto, desde que controle Tempo, Riscos e Custos.

Vantagens:

• Tem bastante informação em uma única tela
• Permite agregação para gerar relatórios de Programa/Portfólio

Desvantagens:

• Requer a duplicação das informações dos demais controles (riscos, custos, tempo) neste documento, com isso, a primeira versão do relatório costuma levar (se os dados já estiverem organizados) em torno de 30-90 min, dependendo do tamanho do projeto.
• A tela tem informações demais (fica poluída) para mostrar a um Executivo ou Cliente.

Download:

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6. Modelo de Relatório de Status para Programas e Portfólios – “GRÁFICO DE BOLHA”

Este modelo de relatório é um tipo de agregação de dados de projetos, traz uma visão em 3 dimensões de parâmetros numéricos, no exemplo utilizei: CPI, SPI e Size (em quantidade total de horas).  

SPI e IDP significam schedule performance index e Índice de desempenho de prazo, respectivamente. CPI e IDC significam cost performance index e índice de desempenho de custos. Saiba mais sobre estes indicadores em “Introdução ao Valor Agregado” ou “Como controlar custos de um projeto”.

Aplicação: Funciona para Programas/Portfólios cujos projetos coletem três métricas numéricas.

Vantagens:

• Visualização de múltiplos projetos em um gráfico de dispersão que permite que o gerente direcione seu foco para onde há indícios de problemas. Exs: Projeto com CPI < 1 e SPI > 1, projetos com CPI e SPI < 1.

Desvantagens:

• Requer maturidade no processo de Gestão de Projetos, para que os GPs estejam habituados a controlar baselines, gerar e reportar métricas, analisar causas de problemas e gerar ações corretivas
• Requer maturidade organizacional para manter o foco na solução de problemas
• Requer um relatório auxiliar mostrando informações de cada projeto.

Download:

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