Parte 6 – Como fazer um cronograma no Excel

Se procura um software livre alternativo ao MS-Project, leia sobre o “OpenProject“.

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Para aqueles que são viciados no Excel ou cujos projetos que não requeiram o uso de ferramenta específicas de construção de cronogramas (como o ms-project), montei uma lista de exemplos de cronogramas no Excel com arquivos para download (templates) gratuito.

Observe que todos os cronogramas apresentados abaixo são aplicáveis a projetos mais simples. Isso acontece porque em projetos mais complexos é mandatório usar ferramenta adequada para gerenciar prazo, com visibilidade de caminho crítico, folgas, antecipações, esperas e buffers.

Cronograma Simples

Esse exemplo contém apenas a descrição da tarefa, datas finais planejadas e reais e responsáveis.

Aplicação: Serve para projetos muito pequenos, reportar status do projeto, listar atividades no tempo, acompanhar previsto x real etc

Vantagens:

• Rapidamente lista um conjunto de atividades
• Pode-se acrescentar novos campos livremente

Desvantagens:

• Não calcula datas e nem retrata dependências

Download:

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Cronograma baseado em horas (para janelas de mudança / manutenção)

Utilizei muito esse cronograma para projetos de manutenção em “janelas programadas”, que são horários autorizados para execução de alguma intervenção de ambientes em uso (produção). Falando em Tecnologia da Informação, é quando um site sai do ar rapidamente para sofrer alterações.

Este tipo de projeto requer que as tarefas sejam planejadas hora a hora, que sejam estabelecidos “pontos de análise” ou “checagem”, tempo para avaliação da corretude da manutenção e por último, tempo para “retornar ao estado inicial”, do inglês rollback.

Leia mais sobre projetos de manutenção em “5 erros que você não pode cometer no gerenciamento de mudanças“.

Aplicação: Projetos de manutenção / mudanças programadas ou intervenções em ambientes em funcionamento / produção.

Vantagens:

• Praticidade para listar e acompanhar atividades
• Lista as dependências do projeto
• Mostra pontos de “retorno ao estado incial” (rollback)
• Seta pontos de análise.

Desvantagens: Nenhuma.

Download:

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Cronograma baseado em esforço

Alguns projetos são tão curtos e comuns que é necessário apenas um levantamento do total de horas (de esforço), definição de responsáveis e status das tarefas. Utilizei este cronograma para gerenciar projetos de instalação de VPNs.

Aplicação: Útil para iniciativas, projetos simples e baseados em serviços. Também serve para coletar esforços e montar um cronograma completo posteriormente. Leia mais da série “Como fazer um cronograma”.

Vantagens:

• Simples, prático e clean
• Apresenta dependências externas ao projeto (dependencies)

Desvantagens:

• Possui informações muito triviais

Download:

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Cronograma com forecast / Previsão de entrega

Certos ambientes requerem menos formalidades, sobretudo quando reportam-se prazos. O exemplo abaixo foi extraído de um Relatório de Status, mas foi bastante útil para retatar o “forecast” ou “data prevista”, que é a data quando realmente o trabalho será concluído.

É diferente da linha de base, pois a “data prevista” não foi aprovada com o cliente, ela pode ser anterior ou posterior ao marco (milestone) definido.

Aplicação: Apresentação da “data prevista” em relatórios de status; acompanhamento de iniciativas e/ou projetos muito simples.

Vantagens:

• É baseado em marcos / milestones.
• Apresenta as datas planejadas, previstas e reais

Desvantagens:

• Não apresenta predecessão
• Não apresenta dependências externas
• Não define o responsável pelas entregas / marcos

Download:

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Cronograma com datas previstas e realizadas

Possui todos os campos mais comuns em cronogramas montados com auxílio de ferramentas.

Aplicação: Projetos de médio porte baseados em Excel.

Vantagens:

• Apresenta campos de datas planejadas e reais
• Apresenta o esforço em horas para cada tarefa
• Possui relação de predecessão

Desvantagens:

• Tem controle manual (nada automatizado)
•  Não calcula datas

Download:

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Cronograma com Gantt

Possui a lista de atividades e um gráfico de Gantt com Previsto x Realizado.

Vantagens:

• Dá visibilidade de previsto x realizado (linha de base x execução)
• É facilmente compreensível e pode incluir marcos

Desvantagens:

• Manutenção (incluir e excluir) é trabalhosa

Download:

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É isso, amigos. Espero ter ajudado! Sugiro ainda a leitura do post “Gestão de Projetos em uma página“, cujo template (modelo de documento) também é baseado no Excel e possui várias informações além dos prazos. Boa sorte a todos.