Como estruturar um PMO – Características 3/4

Características do PMO Lucrativo

Agora que discutimos um pouco mais sobre Lucro e PMO, vamos falar sobre o “PMO Lucrativo” e suas características. O que chamo de “PMO lucrativo” nada mais é que uma organização prestadora de serviços, que independente de sua estruturação, possui um PMO à frente da área de projetos. Isto permite que a empresa organize seus projetos uniformemente e, dentre outras coisas, tenha o “tão desejado” painel de controle agregando dados de todos os projetos. Posteriormente vou comentar mais sobre isso, por hora, vamos às características:

1. Tem visão de negócio

Ora, para ser lucrativo o PMO precisa entender do que se trata o negócio. Atendemos a clientes internos ou somos prestadores de serviços ? Qual o ramo de atuação?

Quais os objetivos do negócio? Se for uma empresa prestadora de serviços, que linhas de negócio possui além de projetos? alocação de pessoas? service desks? application management? onde podemos agregar valor ao cliente? E ainda, qual o negócio do cliente, o que ele precisa para alcançar seus objetivos e atender a seus valores?  É nisso que uma área de projetos pode agregar valor, não basta conhecer modelos de boas práticas e “botar todo mundo” para seguí-los. Antes de tudo deve identificar o que é mais importante para o negócio e criar processos que ajudem as equipes de projetos a alcançarem suas metas.

Pode parecer muito óbvio, mas de cada 5 empresa que trabalhei, 4 focam em modelos e esquecem da visão de negócio

2. Prioriza Projetos

Sabendo o que é mais vantajoso para a empresa, o PMO pode ajudar a priorizar os projetos

Nesse ponto, ferramentas como modelos de ponderação, VPL (valor presente líquido) e TIR (taxa interna de retorno) são utilizadas.  Mas não basta calcular valores e compará-los sem estratégia, muitas vezes são realizados projetos que financeiramente são menos interessantes por motivos estratégicos, como por exemplo: abrir um novo mercado ou expandir o trabalho em um cliente

O PMO sabe que projetos são mais vendáveis, mais lucrativos, os desvios. riscos e problemas mais comuns e até muitas outras informações, através dos reports. Com estes dados pode ajudar, por exemplo:

• O executivo a focar sua atenção no maior “retorno x risco” e não apenas em projetos problemáticos ou clientes importantes.
• O Marketing a definir offerings, segmentos, posicionamento, propaganda e diretivas para as áreas técnicas e de vendas.
• A área de vendas a oferecer serviços adicionais, combos, descontos baseados em estratégias (penetração de mercado, mix de produtos, preços psicológicos etc), dar tratamento diferenciado para grupos de clientes etc.
• A área técnica a qualificar os profissionais nas tecnologias mais interessantes para o mercado.

Sozinho o PMO não vai conseguir gerenciar toda a estratégia do negócio, para isso existem os executivos. Mas ele pode ser um grande provedor de informações e de apoio tático.

3. Entrega RESULTADOS

O ponto mais importante (e prático) do trabalho do PMO é entregar RESULTADOS. Isso significa que significa organizar e gerenciar toda a cadeia produtiva para viabilizar as entregas dentro dos parâmetros combinados com os clientes

Para entregar RESULTADOS, o PMO deve:

Estabelecimento

• Conhecer as diretivas, prioridades e a capacidade do negócio.
• Definir processos alinhados ao negócio com segmentação por tipos de projeto, que sejam simples e viáveis de executar, observando a cadeia produtiva por completo e não apenas processos de gestão de projetos.
• Selecionar (ou orientar a seleção de) profissionais de gestão de projetos com perfil alinhado aos valores do negócio.
• Adquirir ferramental que REALMENTE auxilie e agilize a execução dos projetos.
• Estabelecer ANS (Acordo de Nível de Serviço) com os departamentos de apoio (e.g. jurídico, financeiro, RH etc).
• Revisar contratos com fornecedores, observando as baselines e os ANS. Se necessário, até conduzir auditorias em fornecedores.
• Estabelecer indicadores de gestão

Gestão

• Definir claramente a prioridade dos projetos
• Acompanhar o impacto dos projetos no negócio
• Encontrar modelos práticos (e testados) para estimativa, controle e precificação de projetos
• Acompanhar os projetos, os GPs e os indicadores
• Buscar a melhoria contínua com projetos similares, clientes de longo prazo e catálogos

Espero ter demonstrado quanto o PMO pode influenciar uma empresa de projetos, estas são apenas as características. Nos próximos capítulos vamos aprofundar nos tópicos acima, mostrando na prática como implementar e gerenciar essa idéia.