3 dicas para fazer um bom plano de ação
Apenas escrever o plano de ação não traz resultados, é preciso saber quando utilizá-lo e como mantê-lo. Neste post compartilho 3 dicas fundamentais para o bom uso da ferramenta.
1. Aplicação
O Plano de Ação pode ser aplicado em vários âmbitos, por exemplo:
- Planejamento Estratégico – Registra as ações estratégicas e permite o acompanhamento nas reuniões mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se podem adicionar indicadores estratégicos e manter o histórico de seu progresso.
- Força-tarefa – Em casos de emergências, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenação consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de Ação. Neste caso
- Atividades de um grupo / departamento – Atividades não-rotineiras como iniciativas, melhorias, correções, problemas, podem ser gerenciados pelo Plano de Ação. Para atividades rotineiras é melhor usar apenas um calendário.
- Atividades de um Projeto – Projetos simples e com característica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a próxima) podem ser suportados pela ferramenta.
2. Status
Antes de começar a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, é importante que você defina os Status ,que representam os possíveis ESTADOS que uma tarefa pode tomar. A lista que uso é:
- Pendente – Não foi iniciada
- Em andamento – A tarefa está sendo trabalhada
- Finalizada – A atividade foi totalmente concluída
Em alguns casos é preciso adicionar estados intermediários como:
- Atrasada – A tarefa não foi concluída na data planejada e você precisa explicitar isto.
- Parada – Mostra que foi necessário paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorização do cliente ou depender da resolução de outra atividade.
- Postergada / Replanejada – A tarefa teve sua data de conclusão renegociada com o cliente.
3. Comentários de acompanhamento (follow-up)
Independente do modelo a ser utilizado, é preciso registrar o andamento e a evolução da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o histórico desde o início da execução até a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.
Recomendo a utilização do padrão: [DATA] – Fato Ocorrido / Atualização [(Responsável)]
Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] – Tutorial de Plano de ação publicado (Eli Rodrigues).
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Eli Rodrigues
